Département: Finance/Logistique/Audit
Position: Chargé(e) de soutien et liaison – France
Durée du contrat: Jusqu’au 12/10/2016
Lieu : Calais, France
Date de démarrage: ASAP
I. ACTED
Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.
ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.
Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.
ACTED met en œuvre plus de 450 projets par an auprès de 8 millions de bénéficiaires dans 35 pays, pour un budget de 160 millions d’euros. Nos équipes sont composées de 400 staff internationaux et 4300 staff nationaux.
II. Profil pays
En réponse à la crise, ACTED recrute à Calais.
III. Profil de poste
Le chargé de soutien et liaison s’assure de la réalisation de toutes les activités supports (logistique, finance, administration, audit, reporting) en soutien des activités programmatiques d’ACTED à Calais. Il travaille sous la responsabilité directe du chef d’équipe ACTED.
En lien avec les différents départements du siège, il est responsable de l’application du cadre administratif français et des procédures définies par le siège et des règles spécifiques de la mission, dans le souci constant de la défense des intérêts de l’association et de la bonne utilisation des ressources.
Il sera notamment en charge des missions suivantes :
1. Finance
- Gestion de la comptabilité : Saisie quotidienne des écritures dans les différents journaux Excel et dans SAGA, allocations des dépenses, rapprochements bancaires mensuels, inventaires de caisse mensuels, vérification et intégration des NLE dans SAGA, suivi de la facturation.
- Gestion des paiements : préparation des paiements fournisseurs à faire valider au Chef d’équipe ou au Siège en fonction des seuils définis.
- Amélioration et suivi / mise à jour des outils de contrôle et de suivi financier : BFU, MRC, CFU, tables d’allocation, ATROCE, PRATIC, RCG) à soumettre le 15 de chaque mois au Siège
- Participation à l’élaboration de budgets dans le cadre de propositions de projet– focus particulier sur les coûts de support à budgéter, assistance du chef d’équipe sur l’ensemble du budget
- Préparation des rapports financiers intermédiaires, finaux ou de clôture et s’assurer de leur cohérence avec les rapports narratifs d’exécution des programmes
2. Administration
- Réalisation des rapports RH mensuels (fiches de présence, congé, suivi TITANIC) en s’assurant du respect des délais dans la remontée de l’information auprès du département RH du siège
- Gestion des services généraux (locaux, électricité, eau, services de communication, prestataire de nettoyage etc…)
3. Logistique
- Gestion de la chaine d’approvisionnement (étude de marché, achat, contrôle qualité, stock) et mise à jour d’une base de données fournisseurs
- Gestion des transports (suivi des véhicules et de la carburation)
- Gestion des équipements techniques (équipements de communication, informatiques, énergie…)
- Réalisation des rapports logistiques mensuels (stock, équipements, transports...) en s’assurant du respect des délais dans la remontée de l’information auprès du département logistique du siège
- Réalisation des rapports logistiques mensuels (stock, équipements, transports...) en s’assurant du respect des délais dans la remontée de l’information auprès du département logistique du siège
4. Procédures FLATS
- Garant de la bonne application des procédures FLATS ;
- Gestion de l’archivage et revue projet par projet de la documentation FLATS sous la supervision du chef d’équipe ;
- Lien avec l’équipe d’audit du siège pour le transfert des documents et la résolution des points de blocage.
5. Reporting et communication
- Réalisation de comptes rendus lors de rendez-vous externe et interne ;
- Réalisation de rapports réguliers sur les activités du programme de Calais ;
- Participation à l’élaboration de propositions narratives de projet ;
- Préparation des rapports narratifs intermédiaires et finaux ;
- Appui à l’équipe programme pour la réalisation d’affiches et la mise à jour régulière de liste de contacts.
6. Autres
- Réalisation de rapports d’incident en s’assurant du respect des délais dans la remontée de l’information auprès du département Sécurité du siège
IV. Qualifications
· Diplôme ESC ou Université
· Connaissance du secteur humanitaire / fonctionnement ONG est un plus
· Excellentes compétences financières et analytiques
· Excellentes compétences rédactionnelles et de communication pour toute la partie reporting, rédaction de rapports financiers
· Capacité à travailler dans un milieu interculturel et à faire preuve de flexibilité
· Réactif, motivé, bon communicant, bonne personnalité et capacités de travail, adaptation et capacité à travailler sous pression
· Maîtrise totale du Pack Office
V. Conditions
· Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’étude, de l’expertise, du niveau de sécurité et de la performance
· Living allowance mensuelle
· Logement et nourriture pris en charge par ACTED : Logement en guest house
· Billets d’avion pris en charge par ACTED Sécurité sociale, Mutuelle et rapatriement pris en charge par ACTED
HOW TO APPLY:
Merci de nous faire parvenir votre candidature en français : CV, lettre de motivation et trois références à l’adresse suivante : jobs@acted.org
REF : CSL/CAL/SA