Termes de référence pour le renforcement des capacités
en sureté et sécurité de Caritas Mali
1. Description de l’organisation
Créé en 1959, le SECAMA (Secours Catholique Malien) a été transformé en 1991/92 en Commission Nationale de la Pastorale Sociale (CNPS) de façon à être moins orienté vers les « secours directs » et davantage vers la « promotion humaine ». Cette Commission est complétée par une Assemblée Générale, un Bureau, un Secrétariat (SNPS) et 6 coordinations diocésaines (Bamako, Kayes, Sikasso, Ségou, San et Mopti), elles-mêmes en relation avec les équipes paroissiales et les communautés de base. Début 2005, la Conférence épiscopale a décidé d’adopter la dénomination "Caritas Mali" (CM), de nouveaux statuts ont alors été approuvés.
Un plan a été mis en place progressivement en 2004 et 2005, de façon à aboutir à une « Planification Stratégique » nationale avec un Plan d’action triennal mis en œuvre à partir de juillet 2005. Ce plan a permis au Secrétariat national d'améliorer ses compétences grâce à des formations, de se repositionner par rapport aux Caritas diocésaines en tant que coordinateur et prestataire de services, et enfin de se positionner face aux institutions publiques ou autres ONG.
Depuis 2012, Caritas Mali a mené plusieurs projets d’urgence dans le secteur de la sureté et sécurité et nutritionnelle ainsi que dans l’amélioration de la résilience des populations. Par ailleurs, dans le cadre des "appels d’urgence" précédents, les chargés d’urgence et les agents opérationnels de la Caritas nationale et des Caritas diocésaines ont bénéficié de formations thématiques (liées à la sureté et sécurité) et opérationnelles pour le renforcement de capacités de la Caritas Mali.
2. Contexte des missions
C’est à la suite de ces "appels d’urgence" qu’il est apparu nécessaire de relever le niveau de préparation de Caritas Mali et d’investir fortement sur le développement organisationnel de la structure pour ses interventions d’urgence. En outre, les enseignements de la crise de 2011/12 ont poussé l’ensemble des acteurs humanitaires intervenant dans le Sahel à intégrer des objectifs de préparation aux urgences et de réduction des risques de catastrophes dans leurs interventions. C’est notamment le cas du réseau Caritas, qui souhaite l’amélioration des performances des partenaires en vue de rendre plus efficace ses actions dans les situations de crises humanitaires.
Au vu du contexte et de l’historique de la Caritas Mali, le Secours Catholique/Caritas France (SCCF) avec son partenaire ont analysé comme problématique prioritaire le renforcement des capacités des équipes d’intervention en matière de réponse à l’urgence, notamment alimentaire. La résilience des populations sera aussi prise en compte avec le développement des capacités à concevoir des plans d’actions communautaire.
Suite à une mission du SCCF en avril 2014, s’est engagé un long processus d’échange autour du renforcement des capacités de Caritas Mali sur les activités de réponses aux urgences. La 1ère phase de ce processus a eu comme moment fort décembre 2014 quand a eu lieu une évaluation suivie d’un atelier sur la Gestion des Risques de Catastrophes (GRC). La présente consultation se place dans le cadre de la deuxième phase du programme à la suite de la mise en place des plans de contingence du projet ReCIP 2 (Renforcement des Capacités d’Intervention et de Préparation aux urgences – phase 2). Elle aura pour objectif d’améliorer son système de gestion de la sureté et de la sécurité.
3. Objet de la consultance
Objectif : Amélioration du système de gestion de Caritas Mali en sureté et sécurité.
Résultat 1 : Les équipes de Caritas Mali sont actualisés à la gestion de la sureté et sécurité en situation d’urgence et de post-urgence ;
Résultat 2 : Le système de collecte et analyse de données de Caritas Mali ainsi que de prise de décision pour les activités de sureté et sécurité est actualisé ;
Résultat 3 : Les procédures et les outils de Caritas Mali pour les activités de sureté et sécurité en situation d’urgence et de post-urgence sont mis en place.
4. Organisation de la consultance
Cette consultance sur le renforcement des capacités compte 3 missions et est à effectuer par la même équipe.
4.1 : Mission 1 (10 jours)
Diagnostic sureté et sécurité
- Analyse globale de la sécurité de l’organisation :
i. Evaluer le contexte et la situation au sens large ;
ii. Evaluer les menaces ;
iii. Evaluer les risques ;
- Faire un état des lieux des capacités de l’organisation à gérer l’environnement sécuritaire de ces opérations vis-à-vis de :
i. Du personnel de l’organisation ;
a. Etablir les responsabilités ;
b. Connaissance et pratiques du personnel ;
c. Prise en charge en cas d’incident grave impliquant du personnel ;
ii. Des bâtiments et équipements de l’organisation ;
a. Comment sont gérés les bâtiments et équipements de l’organisation ?
iii. De la mission de l’organisation ;
a. Procédures ? Plan de sécurité ? Politique et stratégie ?
b. Mouvements et communication ;
c. Prises de décisions en situation de crises (qui, sur quels bases et sur quels timing ?)
iv. De la collaboration avec les autres parties prenantes opérant dans le champ humanitaire ;
4.2 : Mission 2 (4 jours)
Proposer une mission de renforcement de capacité incluant :
- Retour sur le diagnostic et actualisation des connaissances des référents sécurité pour une vision commune des concepts, logique et procédures qui forment le système de gestion de la sécurité ; 1 jour max
- Un appui de la structure pour la mise en place : 1.5 jour max
i. D’un cadre de gestion de la sécurité au niveau national qui inclura :
a. De principes de bases pour une formalisation d’une politique et stratégie sécurité ;
b. L’appui à la mise en place d’une politique de coordination et collaboration sur la sécurité ;
c. La Mise en place d’un schéma de référence de la sécurité au niveau national ;
d. Les responsabilités et compétences du personnel en termes de sécurité ;
e. La typologie des données à collecter et à analyser ;
f. La gestion de la sécurité des communications ;
g. La Mise en place d’un système de reporting et de gestion des incidents ;
h. Des seuils d’acceptabilité ainsi que des mesures d’atténuation ;
i. Politique de gestion des visites partenaires.
ii. D’un plan sécurité dans un diocèse ; 1.5 jour max
4.3 : Mission 3 (3 jours)
- Un appui à distance pour finaliser la mise en place du système de sécurité et de sureté :
a. Relecture des plans de sécurité et proposition de changement si nécessaire ;
b. Retro-information par écrit et par visio-conférence sur les plans sécurité ;
5. Méthodologie
Pour la collecte de données :
Ø visites dans les coordinations diocésaines ;
Ø entretiens avec des membres de Caritas Mali et certains partenaires (INSO, CRS…) ;
Ø questionnaires ;
Ø analyse des documents procédures et documents déjà produits en interne sur la thématique sureté et sécurité ;
Ø Document de projet ReCIP 2.
Pour l’appui à la mise en place des procédures :
Ø Méthode participative ;
Ø Exercice pratique ;
Ø Simulation.
6. Durée des missions de terrain
Mission
Durée
Dates souhaitées
Besoin en consultants
Diagnostic
10 jours maximum
Mars 2017
02
Appui à la mise en place du système
4 jours
Semaine du 24 avril 2017
01
Appui à distance
3 jours
Mai/Juin 2017
01
7. Rapports attendus
1ère mission :
Le rapport de mission devra au moins inclure :
Ø Une analyse de la situation « sécuritaire » au Mali en lien avec les activités humanitaires ;
Ø Une évaluation de la demande et de l’offre d’information en sureté et sécurité ;
Ø Une évaluation des connaissances et pratiques en sureté et sécurité (spécifiques aux urgences) des équipes de Caritas Mali ;
Ø Une analyse du gap ainsi que des recommandations pour la formation et pour le système d’information ; et
Ø Un ensemble de documents préparatoire à la 2ème mission pour l’implémentation d’un cadre de gestion de la sécurité au niveau national comme détaillé au paragraphe 4.2-2.
2ème mission :
Le rapport d’appui devra au moins inclure :
Ø Une partie sur la méthodologie d‘accompagnement et sur l’évaluation des participants ;
Ø Une partie sur le cadre de gestion de la sécurité ; et
Ø Un plan de sécurité pour un diocèse comme exemple de réalisation.
3ème mission :
Le rapport de mission devra au moins inclure :
Ø Les plans de contingence revue des diocèses ;
Ø Les difficultés rencontrées ; et
Ø Une analyse des changements observés dans la structure ainsi que des recommandations d’évolution pour Caritas Mali.
8. Profil indicatif des consultants
Ø L’équipe d’experts devra inclure au moins un consultant national (ou sahélien résidant au Mali) ;
Ø Plus de 10 ans d’expérience dans des contextes humanitaires ;
Ø Plus de 7 ans d’expérience en sureté et sécurité ;
Ø Expériences confirmée en évaluation de situation sécuritaire pour des ONG humanitaire;
Ø Expertise des problématiques malienne ;
Ø La connaissance du réseau Caritas est un plus ;
Ø Langue : français courant.
HOW TO APPLY:
9. Expression d’intérêt :
En réponse aux Termes de Référence, les propositions méthodologiques, techniques et financières, limités à 7 pages et accompagnées du CV des experts, devront être retournées au SCCF sous forme électronique au plus tard le 28/02/2017 aux adresses suivantes :
Le/s consultant/s doivent soumettre la documentation suivante :
· Une note technique de compréhension du mandat et si besoin commentaires sur les Termes de Référence de la mission ;
· Une proposition technique méthodologique détaille (ceci pourra être affiné une fois le/s candidat(s) sélectionnés) ;
· Un calendrier d’exécution de l’évaluation (ceci pourra être affiné une fois le/s candidat/s sélectionné) ;
· Une offre financière détaillée :
Elle ne doit préciser que les honoraires, les frais de mission (transport, hébergement, alimentation) sont remboursés au prestataire sur présentation des justificatifs en fin de mission, dans la limite des couts précisés dans le contrat ;
· Les CV des membres de l’équipe et leurs rôles dans la mission.
Les offres seront évaluées selon les critères suivants :
· Qualité de l’offre technique : 40% ;
· CV de/s consultant/s : 30% ;
· Offre financière : 30%.