Assistant(e) administratif(ve)

L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s'emploie à renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L'UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d'idées et de connaissances, dans l'intérêt de tous

AVIS DE VACANCE Nº  12G-2017/BDT-IEE/EXTERNAL/G6

Date de parution: 23 juin 2017 Candidatures en cours d'acceptation Les candidatures féminines sont encouragées Fonctions: Assistant(e) administratif(ve) Numéro de poste: TD3/G6/355 Date de clôture (23.59 Genève CH) : 14 juillet 2017 (11 jour(s) jusqu'à la date de clôture)  Durée de contrat:  2 ans avec possibilité de prolongation de 2 ans supplémentaires   Type de contrat: Contrat de durée déterminée Lieu d'affectation:  Genève, Suisse Grade: G6

Organe: Le Bureau de développement des télécommunications (BDT) est responsable de l'organisation et de la coordination des travaux du Secteur du développement des télécommunications de l'Union (l'UIT compte trois secteurs fonctionnels: Normalisation, Radiocommunications et Développement), lequel Secteur s'occupe principalement des politiques, stratégies et programmes de développement ainsi que des activités de coopération technique (missions d'experts, programmes de formation professionnelle, projets sur le terrain, séminaires, etc.).

Unité organisationnelle: Au sein du Bureau de développement des télécommunications (BDT) de l'UIT et en étroite collaboration avec l'Adjoint au Directeur et les Bureaux régionaux de l'UIT, le Département infrastructures, environnement propice et cyberapplications (IEE) est chargé de fournir une assistance aux Etats Membres de l'UIT et aux Membres du Secteur de l'UIT-D en ce qui concerne l'utilisation de technologies appropriées qui leur permettent de construire ou de développer leurs infrastructures de télécommunication et de s'adapter à l'évolution rapide de l'environnement des télécommunications/TIC. Cette assistance comprend la fourniture de lignes directrices et d'outils pour l'élaboration de cadres politiques et réglementaires, de politiques et de stratégies de financement, le développement des réseaux de télécommunication, l'utilisation d'applications TIC fiables et rentables, la cybersécurité, la radiodiffusion et la gestion du spectre. Le Département est également chargé de promouvoir l'accès aux télécommunications et aux TIC, ainsi que l'utilisation et la connaissance de celles-ci, auprès des groupes qui n'ont pas accès aux principaux services dans ce domaine, notamment les femmes et les filles, les enfants et les jeunes, les peuples autochtones, les personnes handicapées et les personnes vivant dans des communautés isolées. Le Département est aussi chargé de contribuer aux travaux des commissions d'études de l'UIT-D et d'en assurer le suivi pour les questions relevant de la compétence du Département.

Attributions / Responsabilités

Sous la supervision du Chef du Département infrastructures, environnement propice et cyberapplications (IEE) du BDT, le/la titulaire accomplit les tâches suivantes: Examine, trie et enregistre le courrier du Département (correspondances et documents) dès réception, et veille à sa bonne distribution. Assure le suivi des correspondances qui demandent une attention particulière ou une réponse du BDT, fait rapport au Chef du Département, et prépare des rappels si besoin est. Enregistre le courrier sortant signé par le Chef du Département et vérifie les dossiers de courrier sortant du Département. En fonction des consignes générales qui lui sont données, rédige des lettres en anglais et en français, et afin de faciliter la communication, traduit les correspondances adressées au Chef du Département en anglais ou en français, selon les cas. Rédige des projets de certains documents et de leurs annexes. Aide à la préparation de lettres circulaires spécifiques, regroupe et classe les réponses reçues sous forme de documents, si nécessaire. Prend des notes lors des réunions internes du Département; rédige des comptes rendus et s'assure qu'un suivi est donné aux décisions prises. Prépare et tient à jour les dossiers du Chef du Département relatifs au Comité de gestion du BDT, aux conférences, réunions et séminaires, classe la correspondance, les documents et informations de nature confidentielle, se procure des documents et des informations utiles à la préparation des présentations, discours et rapports du Chef du Département. Organise et coordonne les aspects logistiques des réunions consultatives. Répond aux appels téléphoniques et accueille les visiteurs, fixe des rendez-vous pour le Chef du Département, et tient à jour son agenda. Répond aux demandes verbales ou téléphoniques formulées par d'autres départements de l'UIT, des administrations et des organisations régionales, internationales ou privées, au sujet d'activités ou de questions dont s'occupe le Chef du Département. Se tient informé(e) des travaux et des activités du Département dans son ensemble, afin de pouvoir assurer une bonne coordination avec tous les services concernés. Prend en charge l'organisation des déplacements, fait des réservations pour le Chef du Département et établit ses programmes de voyage. Assure la liaison entre le Département et le Secrétariat général de l'UIT pour toutes les questions relatives à l’administration du personnel. Peut être appelé(e) à exécuter toute autre tâche selon les besoins.

Compétences:

Expérience de l'utilisation des équipements informatiques et connaissance de différents logiciels de traitement de texte, de données, et de gestion des achats.  Des qualités de tact, de discrétion et une bonne aptitude à communiquer sont essentielles.  Aptitude à se concentrer sur plusieurs tâches en même temps.

Qualifications requises

Formation: Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience: Au moins huit ans d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience.)

Langues: Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

Rémunération

Traitement annuel (net d'impôts ) 80,912.- CHF to 107,582.- CHF sans personnes à charge

Les candidats seront contactés directement en cas de sélection pour un test écrit. Des interviews peuvent être effectuées lors de l'évaluation des candidats.

Pour plus d'information concernant les conditions d'emploi, veuillez cliquer sur ce lien

Les candidats ne seront contactés que si leur candidature est susceptible d'être retenue