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Thursday, December 1, 2016

Assistant/e administratif

by Unknown  |  at  5:07 AM

Le Centre pour le dialogue humanitaire (HD) est une organisation de diplomatie privée fondée sur les principes d’humanité, d’impartialité et d’indépendance. Sa mission est d’aider à prévenir, atténuer et résoudre les conflits armés par le biais du dialogue et de la médiation.
HD recherche actuellement un ou une :
Assistant(e) administratif/ve à 100%
(Basé à Bamako; date de début Janvier 2017)
L’assistant(e) administratif/ve agira en support de la finance du bureau local et de l’administration des ressources humaines, et sera en charge de la logistique ainsi que des questions administratives. Il/elle travaillera en coordination avec le siège à Genève.
Le ou la futur(e) assistant(e) administratif/ve, devra s’acquitter des tâches suivantes :
Finance :
• Préparer, suivre et traiter les paiements des factures fournisseurs et des consultants ;
• Vérifier les pièces justificatives selon les règles internes, les autorisations de voyage et les signatures avant de procéder aux paiements et s’assurer que les dépenses soient allouées au bon bailleur de fonds;
• Contrôler et traiter les demandes de remboursement de frais et participer à l’élaboration du rapport comptable mensuel (office report) ;
• Effectuer le suivi des soldes ouverts des fournisseurs (e.g. avances non clôturées) ;
• Gérer la “petite caisse” du bureau pour les achats courants, ainsi que la réconciliation mensuelle de la caisse.
Logistique, ressources humaines et administration :
• Gérer la logistique des voyages des employés, des consultants et des visiteurs externes, y compris les réservations de billets d’avion et des chambres d’hôtel, la location de véhicules et l’obtention des visas ;
• S’assurer que les demandes de remboursement de frais soient en ligne avec la politique des voyages d’HD ;
• Préparer les contrats des consultants et faire le suivi sur les signatures et les annexes
• Maintenir les soldes des vacances des employés et fournir les statistiques nécessaires au siège;
• Aider à l’organisation des programmes d’intégration et à l’intégration elle-même des nouveaux collaborateurs et des consultants, y compris les formulaires d’entrée et les annexes au contrat ;
• Gérer le standard téléphonique du bureau et la réception des visiteurs pendant les heures d’ouverture de ce dernier ;
• Gérer le stock de fournitures.
Divers :
• Appui aux contrôles légaux, aux audits et aux rapprochements de fin de mois ;
• Réalisation des photocopies et de scans.
Qualifications : Le/la candidat(e) doit être au bénéfice d’une licence en gestion administrative, comptabilité, finance ou économie, d’une expérience confirmée de trois années d’expérience dans une fonction similaire, au sein d’un environnement international et idéalement à but non lucratif, en lien avec le secteur humanitaire. En outre, il/elle doit posséder de l’expérience préalable dans le domaine de la comptabilité. Le/la candidat(e) doit pratiquer couramment l’anglais et le français, à l’écrit comme à l’oral. La connaissance solide des outils informatiques et notamment de Microsoft Excel est demandée.
Personnalité: Le/la candidat(e) retenu(e) devra se démarquer par sa capacité à interagir avec les interlocuteurs locaux et ceux du siège et être capable de travailler de manière autonome tout en cultivant un fort esprit d’équipe. Il/elle devra être capable de réaliser le travail requis dans le respect des échéances imparties.

HOW TO APPLY:
Si ce poste vous intéresse et que vous remplissez tous les critères définis ci-dessus, merci d’envoyer un dossier complet (CV : maximum 2 pages + une lettre de motivation) à l’adresse suivante mali@hdcentre.orgavant le 11 décembre 2016.
HD promeut l’égalité des chances en matière d’emploi. Pour plus d’informations, merci de visiter: www.hdcentre.org

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