Director of Finance and Compliance

About IRC DRC

With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu and Katanga, the IRC is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in five core programming areas - primary health care, community-driven reconstruction and local governance, women's empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response with an annual budget of approximately US$ 70 million, $320 million overall portfolio and over 1,000 staff. These programs reflect IRC's guiding principles of capacity-building; participation; partnership; protection and promotion of human rights; and holistic programming.

IRC is seeking a dynamic, experienced senior finance professional to fill the most senior finance post in the country program. The successful candidate will have a demonstrated background of success in financial analysis and oversight of large and complex funding portfolios, and ensure excellent financial management and compliance as well as excellent communications and inter-personal skills.

SCOPE OF WORK:

The Director of Finance and Compliance has overall fiscal management responsibility of the IRC DRC Provincial Offices (Kinshasa, Katanga, North & South Kivu). As a member of IRC DRC Senior Management Team, the Director of Finance & Compliance will guide and oversee the work of the finance unit, and will liaise with the Regional Controller, Regional Director and the Directors of Programs and Operations on financial and budgetary matters.

Based in Kinshasa, the Director of Finance and Compliance will report directly to the DRC Regional Director and will work closely with, Senior Finance controller, Chief Accountant, Provincial Finance Controllers, the Partnership Coordinator, the Grants team , the Directors of Programs & Operations and also the Provincial and Technical Directors.

RESPONSIBILITIES:

• Develops, coordinates and implements plans for the control, monitoring and reporting of financial operations to include controllership, treasury, operational budgets and grants.
• Ensures that all financial information is consolidated on time and provided to the Country Director and Regional Director as appropriate for analysis and dissemination.
• Participates in strategic planning meetings, regional meetings, senior management meetings as requested and when available.
• Ensure sub grants and risks are managed in compliance with organization and donor policies.

Controllership

• Oversees the timely preparation, review, approval and submission of all internal financial reporting requirements, including month end closing and balance sheet reconciliations, ensuring that balances are adequately supported.
• Manages and regularly reviews the finance policies and procedures to ensure efficiency and effectiveness.
• Directs the timely and accurate preparation of, and approval of all donor financial reports in respect to accounting, legal and contractual requirements;
• Monitors monthly cash needs ensuring cash requirements are met with appropriate funds being received from New York, the UK and/or local donors while ensuring unproductive cash balances in DRC are minimized;
• Oversees the development and implementation of a plan to minimize the country's foreign exchange exposure to currency gains and losses.
• Provides the senior management team with monthly financial reports including budget status, ensuring potential issues are identified and addressed;
• Reviews country office receivables balances to ensure appropriate and timely follow-up;
• Develops, schedules or supervises the completion of country internal control audits, and initiates actions necessary to correct internal control weaknesses.
• Follow up on NY Internal Audit recommendations, assists in the preparation of Audit Corrective Action Plans (CAP) and oversees implementation of CAP.

Training and Staff Management

• Provides guidance to and overall supervision of the IRC DRC Finance team.
• Travels to DRC provincial offices to provide technical assistance and performs oversight visits of field offices.
• Providing technical support to Provincial Controllers including guidance on compliance issues.
• Ensures timely dissemination of new initiatives and policies to the field and monitoring of implementation;
• Assists Director level personnel and HR staff with the recruitment of high quality finance staff by conducting interviews and providing assessment on candidates' technical abilities;
• Participates in identifying and developing high performing financial staff (international and national staff);

Budgeting

• Works closely with the other Directors and Provincial Controllers to develop and monitor annual operating budgets and budget updates.
• Oversees the preparation of grant proposal budgets in IRC and donor formats:
• Ensures grant proposal budgets are based upon an overall operating budget and that shared program costs are included to an adequate level;
• Performing final financial review of the proposal document prior to approval and submission to IRC Headquarters, IRC UK office and/or donors.

Other Areas

• Responds to ad hoc requests made by the DRC senior management, the regional units, IRC Headquarters and IRC UK office and parties external to the IRC.
• Oversees training and technical support to country program, logistics and administrative staff for skills improvement in the areas of accounting, reporting and internal control.
• Keeps abreast of local government requirements related to financial matters and ensure compliance with tax regulations and other legal requirements.
• Develops an expertise on the rules and regulations of various donors and provides guidance in the area of donor compliance;
• In consultation with the Regional Director and Regional Controller, liaises with donors on financial issues as required;
• Facilitates and co-ordinates external, donor or government audits.
• Manage organizational risks at all level.

REQUIREMENTS:

• Bachelors Degree in Accounting or Finance - Masters Degree, CPA or CA a plus;
• Minimum five years progressive finance/accounting experience in the non-profit sector, with at least three years of experience working internationally in the same capacity as head of finance for a large country program (with funding portfolio ranging from US$30 million plus).
• Previous work experience with a major general ledger software package - experience with SUN and Vision Accounting Software preferred;
• Proven knowledge of US Government, European and UN donor regulations.
• Excellent communication skills, including the ability to communicate effectively in a multi-cultural environment and diplomatically manage collegial relationships;
• Solid organizational skills: the ability to be flexible and work well under pressure in a fast-paced team environment;
• Flexible work attitude: the ability to work productively in a team environment & independently and ability to meet unexpected demands and deal effectively with competing priorities and proactively support country Office management.
• Strong Computer skills: facility with MS Word, Excel, various accounting software;
• Able to travel to field offices.
• Demonstrated excellence in human resource management, particularly in a multi-cultural environment, including techniques for staff development, training, motivation, and discipline
• Demonstrated excellence in multi-tasking, time management, and flexibility.
• Fluent in English and French languages

Security and Housing:

The Director of Finance and Compliance will be based in Kinshasa with regular travel to South Kivu, North Kivu, and Katanga provinces. Kinshasa is the capital of DRC and has a population of approximately 10 million people. The city is generally safe. As with any large city in a developing country, crime and theft are common. The position is accompanied and will be housed within individual housing.

IRC is an Equal Opportunity Employer. IRC considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, color, national origin, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran status or disability

Please apply at www.ircjobs.org

A propos de l'IRC RDC

Avec son siège social à Kinshasa et des bureaux dans les provinces du Nord Kivu, Sud Kivu et du Katanga, l'IRC est un des plus grands acteurs humanitaires en République Démocratique du Congo. L'IRC a pour but de sauver des vies, renforcer les institutions congolaises et la cohésion sociale par des programmes conçus soigneusement et mis en uvre avec professionnalisme. L'IRC travaille en RDC depuis 1996 et opère actuellement dans cinq secteurs principaux: soins de santé primaires et santé de la reproduction, reconstruction dirigée par la communauté et gouvernance locale ; l'autonomisation des femmes et la prévention et réduction des violences basées sur le genre ; l'éducation ; ainsi que la préparation et la réponse aux urgences humanitaires avec un budget annuel de près de US$70 million, sur un portefeuille global de $320 et plus de 1000 employés. Ces programmes suivent les principes directeurs de l'IRC sur le renforcement des capacités, la participation; le partenariat ; la protection et la promotion des droits humains ; et l'élaboration des programmes globaux.

L'IRC cherche un professionnel senior de finances, expérimenté et dynamique pour occuper le plus grand poste de finances dans son programme de la RDC. Le meilleur candidat devra démontrer une grande réussite dans l'analyse financière et la gestion d'un portefeuille large et complexe de financement, assurer une excellente gestion des finances et conformité ainsi qu'avoir d'excellentes compétences des communications interpersonnelles.

ETENDU DU TRAVAIL:

Le/la Directeur (trice) de Finances et Conformité est responsable de la gestion fiscale de l'ensemble des bureaux provinciaux de l'IRC RDC (Kinshasa, Katanga, Nord et Sud Kivu). En tant que membre de l'équipe senior de gestion du pays, le/la Directeur (trice) de Finances et Conformité va diriger et superviser le travail de l'unité de Finances, et fera la liaison entre le Contrôleur Régional des Finances, le Directeur Régional et les Directeurs des Programmes et Operations sur les questions de finances et budget.

Basé(e) a Kinshasa, le/la Directeur (trice) de Finances et Conformité sera sous la supervision directe du Directeur Régional de la RDC et va travailler en étroite collaboration avec le Contrôleur senior de Finances, le Chef Comptable, les Contrôleurs provinciaux de Finances, la Coordinatrice de Partenariat, l'équipe des Subventions, les Directeurs des Programmes et Operations ainsi que les Directeurs Provinciaux et Techniques.

RESPONSABILITES:

• Elabore, coordonne et met en uvre des plans pour le contrôle, la surveillance et le rapport des opérations financières pour y inclure le système de contrôle, la trésorerie, les budgets opérationnels et des subventions
• S'assure que toutes les informations financières sont consolidées à temps et fourni au Directeur Pays et au Directeur Régional, le cas échéant pour l'analyse et la diffusion
• Participes à des réunions de planification stratégique, des réunions régionales, des réunions des gestionnaires seniors sur demande et selon la disponibilité
• S'assure que les sous subventions et les risques sont gérées dans le respect des politiques de l'organisation et des donateurs.

Le controle

• Supervise en temps opportun la préparation, la revue, l'approbation et la soumission des recommandations sur les rapports financiers internes, ainsi que le rapport mensuel de clôture et les rapprochements des bilans, pour s'assurer que les soldes sont pris en charge de manière adéquate.
• Gere et fait régulièrement la revue des politiques et procédures de finances pour assurer leur efficience et efficacité.
• Dirige en temps opportun et de manière plus exacte préparation et l'approbation de rapports financiers destinées au bailleurs dans le respect des recommandations comptables, légales, et contractuelles.
• Gere les besoins de trésorerie mensuels en s'assurant que les besoins de trésorerie sont comblés avec des fonds appropriés reçus de New York, du Royaume-Uni et / ou des bailleurs de fonds locaux tout en veillant pour que les soldes de trésorerie improductives en RDC soient réduits au minimum;
• Superviser l'élaboration et la mise en uvre d'un plan visant à réduire l'exposition du change du pays à des gains et pertes de change
• Transmet a l'équipe senior de gestion des rapports financiers mensuels ainsi que l'état du budget, s'assurant d'identifier et traiter tout éventuel problème:
• Fais la revue des soldes de créances du bureau du pays pour assurer un suivi approprie et en temps opportun;
• Développe, planifie ou supervise la finalisation des audits de contrôle interne du pays, et initie les actions nécessaires pour corriger les faiblesses de contrôle interne.
• Fais le suivi de recommandations de NY sur l'audit interne, assiste à la préparation des Plans d'actions correctives d'audit (CAP) et surveille l'implémentation des CAP.

Formation et gestion du personnel

• Donne la direction et une supervision globale de toute l'équipe de Finances de l'IRC RDC.
• Voyages dans les bureaux provinciaux de la RDC pour donner une assistance technique et faire de visites de supervision dans les bureaux de terrain.
• Donne un soutien technique aux contrôleurs provinciaux ainsi qu'une direction sur des questions de conformité.
• Assure à temps la diffusion des nouvelles initiatives et politiques dans le bureau de terrain et fait le suivi leur implémentation;
• Assiste les autres Directeurs et les staffs des RH dans le recrutement du personnel de finances de qualité en menant des entrevues et en faisant l'évaluation des capacités techniques des candidats;
• Participe dans l'identification et le développent des staffs de finances plus performants (internationaux et locaux);

Budget

• Travaille en étroite collaboration avec d'autres Directeurs et Contrôleurs Provinciaux pour développer et faire le suivi annuel des budgets opérationnels et les mises à jour des budgets.
• Supervise la préparation des budgets de demandes de subventions dans le format de l'IRC et ceux des bailleurs;
• S'assure que les budgets de demande de subvention sont basés sur un budget global de fonctionnement et que les coûts partagés des programmes sont inclus à un niveau adéquat
• Fais la dernière revue financière du document de demande de subvention avant l'approbation et la soumission au siège de l'IRC, au bureau de l'IRC du Royaume-Uni et / ou aux bailleurs de fonds.

Autres domaines

• Réponds à des demandes inattendues des gestionnaires seniors de la RDC, des unités régionales, du siège mondial de l'IRC et du bureau du Royaume-Uni ainsi que des partenaires externes.
• Supervise la formation et donne le soutien technique aux staffs des programmes, de la logistique et de l'administration pour l'amélioration des connaissances dans le domaine de la comptabilité, les rapports et le contrôle interne.
• Se tiens au courant des exigences locales et gouvernementales liées aux questions financières et s'assure de la conformité avec les réglementations fiscales et autres exigences légales.
• Développe une expertise sur les règles et règlements de différents bailleurs de fonds et donne la direction dans le domaine de la conformité des bailleurs de fonds
• En consultation avec le Directeur Régional et le Contrôleur Régional, il/elle assure la liaison avec les bailleurs de fonds sur les questions financières quand il le faut
• Facilite et coordonne les audits externes, les audits des donateurs ou du gouvernement.
• Gere les risques organisationnelles à tous les niveaux.

CONDITIONS REQUISES:

• Licence en Comptabilité ou Finances - le Niveau Maitrise, CPA ou CA serait un plus;
• Expérience progressive minimum de cinq ans des finances / comptabilité dans le secteur à but non lucratif, avec au moins trois ans d'expérience de travail international dans la même qualité de chef des finances pour un grand programme de pays (avec le portefeuille de financement allant de 30 millions $ US au plus)
• Une expérience de travail avec un important paquet de logiciel de comptabilité - expérience avec le logiciel de comptabilité SUN et Vision serait préférable
• Connaissance éprouvée des réglementations du gouvernement américain, des donateurs européens et des NU
• Excellentes capacités de communication, y compris la capacité de communiquer efficacement dans un environnement multiculturel et de gérer les relations entre collègues avec diplomatie
• Solides compétences organisationnelles: la capacité d'être flexible et de bien travailler sous pression dans un environnement d'équipe qui tourne en grande vitesse
• Attitude de travail flexible: la capacité de travailler de façon productive dans une équipe et de façon autonome et la capacité de répondre à des demandes inattendues et de faire efficacement face aux priorités concurrentes ainsi que soutenir de manière proactive la gestion du bureau du pays.
• Solides compétences en informatique: Facilite de travailler avec MS Word, Excel, et divers logiciels de comptabilité
• Capable de travailler dans les bureaux de terrain
• Expérience démontrée dans la gestion excellente des ressources humaines, en particulier dans un environnement multiculturel, y compris les techniques de développement du personnel, la formation, la motivation et la discipline
• Prouver une excellente capacité de faire plusieurs taches à la fois et l'excellence dans la gestion du temps et la flexibilité
• Parler couramment le Français et l'Anglais

Sécurité et Logement:

Le/la directeur (trice) des finances et Conformité sera basé à Kinshasa avec voyages fréquents dans les provinces du Sud-Kivu, Nord-Kivu, et du Katanga. Kinshasa est la capitale de la RDC et a une population d'environ 10 millions de personnes. La ville est généralement sûre. Comme dans toute grande ville d'un pays en développement, la criminalité et le vol sont fréquents. La position est accompagnée et aura un logement individuel.

IRC est un employeur qui tient à l'égalité de chances. IRC considère tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de leur race, sexe, couleur, origine nationale, religion, orientation sexuelle, âge, statut matrimonial, statut de vétéran ou l'handicap

Merci de postuler sur www.ircjobs.org

HOW TO APPLY:

Please follow this link to apply: http://www.aplitrak.com/?adid=a2F0cmluYW1pbGxlci4xMTU5NC4zODMwQGlyYy5hcG...