Première Urgence – Aide Médicale Internationale (PU-AMI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.
L’Association mène environ 180 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PU-AMI intervient en appui à près de 4 millions de personnes dans 21 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, dans le Caucase et en France.
Dans le cadre de nos activités en Guinée, nous recherchons un(e) Administrateur(rice) Base.
L’Administrateur/trice est responsable du bon fonctionnement de l’administration de la base dans le respect des procédures PU-AMI et bailleurs.
Ressources Humaines : Il/Elle supervise les activités de gestion administrative des ressources humaines sur la base.
Suivi administratif et financier : Il/Elle supervise les volets administratifs et financiers sur la base et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Administratif/tive et Financier/e (CAF) de la mission.
1.ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES SUR LA BASE
Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.
Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PU-AMI sur sa base.
Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.
Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliquées et comprises.
Il/Elle complète la formation du personnel local (aspects logistiques et administratifs) si besoin.
Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, et les diffuse pour validation au/à la Responsable de base et au/à la CAF et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte au/à la Responsable de base dans le cas où il/elle ne parvienne seul/e à régler le différend.
Il/Elle est le garant de l’image de PU-AMI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.
2.ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA BASE
Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements au/à la Responsable de base et au/à la CAF.
Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi, après validation du/de la Responsable de base
Avec le/la CAF et le/la Responsable de base, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.
Avec le/la CAF et le/la Responsable de base, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.
3.ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION
Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels logistiques / Comptabilité / retour sur Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie)
Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
FORMATION
Gestion de projets
Gestion financière
EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
Un an d'expérience à l'international dans le secteur de l'humanitaire est requis.
Expérience en gestion d'équipe est un plus.
CONNAISSANCES ET APTITUDES
Gestion d’équipe
Connaissances logistiques
Connaissances en administration et gestion
Connaissances procédures bailleurs institutionnels (UE, OFDA, ECHO, AAP, agences UN…) sont appréciées.
INFORMATIQUE
Maîtrise du Pack Office
Saga est un réel plus.
LANGUE
Français indispensable
CARACTERISTIQUES PERSONNELLES
Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
Bonne résistance au stress
Sens de la diplomatie
Capacité d’analyse
Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
Organisation, rigueur et respect des échéances
Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée
SALARIE en Contrat à Durée Déterminée
SALAIRE BRUT MENSUEL : de 1 650 à 1 980 Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50€ par semestre d’ancienneté avec PU-AMI
FRAIS PRIS EN CHARGE notamment transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins…
ASSURANCEcomprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistance 24/24h, rapatriement et prévoyance
HEBERGEMENT en maison collective
FRAIS DE VIE (« Per diem ») 550€
REGIME DE BREAK : 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break de 550€
REGIME DE CONGES PAYES : 5 semaines de CP / an + billet A/R au domicile tous les 6 mois
HOW TO APPLY:
Merci d'envoyer votre dossier de candidature (CV et Lettre de Motivation) à recrutement@pu-ami.orgavec l'objet : "Admin Base Guinée".
