Plan International est une organisation indépendante œuvrant à la promotion des droits de l’enfant, engagée à soutenir les enfants vulnérables et marginalisés, ainsi que leurs communautés, à se libérer de la pauvreté. En connectant activement des gens engagés avec des idées fortes, nous travaillons de concert dans le but d’induire des changements positifs, profonds et durables dans la vie des enfants et des jeunes. Depuis plus de 75 ans, nous soutenons des filles et des garçons ainsi que leurs communautés dans le monde entier, dans l’acquisition des compétences, des connaissances et de la confiance dont ils ont besoin pour faire valoir leurs droits, se libérer de la pauvreté et vivre une vie épanouissante et positive.
Principales responsabilités :
Sous la supervision du Directeur (rice) Pays Adjoint(e) chargé(e) des Opérations, le/la Directeur (rice) de l’Administration assurera la supervision du département de l’Administration de Plan International Bénin pour la gestion des affaires administratives dans le cadre des règles établies et des objectifs en interne fixés par Plan International. Il ou elle sera également chargé(e) de veiller sur les processus et les procédures administratives dans les domaines d’activités ci-après:
- les achats de biens et services ;
- la gestion des immobilisations et des stocks ;
- la gestion des contrats ;
- la gestion des formalités administratives en rapport avec différents partenaires : acteurs étatiques, fournisseurs de biens et services, etc ;
Plus spécifiquement, il/elle aura et ne se limitera pas à:
- Développer et faire approuver un plan général de passation des marchés ;
- Assurer la mise en application des règles et procédures d’achat de biens et services (Factures, PV- dépouillement, contrats,) au niveau du Bureau National, et des Unités de Programmes surtout pour les achats dont les montants dépassent la limite de signatures des Directeurs d’Unités de Programmes pour le paiement ;
- Veiller sur la mise en application des règles et procédures de gestion des immobilisations et des stocks de consommables, en venant en appui au personnel des projets et bureaux de terrain pour une meilleure utilisation des systèmes mis en place (Logiciels de gestion) ;
- Assurer le suivi des contrats de bail (à usage professionnel et d’habitation), d’entretien et maintenance des équipements ainsi que de gardiennage.
- Faire appliquer les règles et procédures de gestion et de suivi du parc automobile (tenue des véhicules, assurances, exonération, vignettes, etc.) ;
- Suivre et faire aboutir les demandes d’exonération d’impôts et taxes de toutes sortes à déposer au Ministère en charge des Affaires Etrangères, aux impôts et aux services de la douane ;
- Maintenir et suivre les relations à caractère administratif entre Plan International Bénin et ses divers partenaires (Fournisseurs et prestataires de services, Ministère, services des impôts, Services de la douane, sociétés d’assurances, etc.) ;
- Formuler des politiques/directives dans les divers domaines couverts par l’administration pour suppléer à des gaps identifiés en vue d’un appui de qualité à la mise en œuvre des projets et programmes ;
- Assister les partenaires à définir leurs manuels administratifs et faire la revue des politiques des organisations partenaires en vue de leur validation;
- Identifier la forme juridique appropriée pour les types d’accord à conclure par Plan Bénin ;
- Assurer une vérification systématique du statut non-terroriste de tout fournisseur/consultant préalablement à son engagement avec Plan International Bénin ;
- Effectuer la revue de tous documents légaux et des procédures administratives en application à Plan International Bénin ;
- Identifier et gérer les risques liés aux activités de l’administration et proposer à la direction des mesures destinées à y remédier;
- Accompagner les équipes techniques déployées en situation d’urgence dans le respect des normes organisationnelles spécifiques à la gestion de la logistique en pareille situation;
- Superviser le personnel administratif ;
- Mettre en œuvre les recommandations des audits touchant aux opérations administratives ;
- Préparer à l’appréciation des membres du Comité de Direction (CMT) un rapport mensuel sur le comportement de la flotte automobile soutenu par des analyses permettant la prise de décision ;
- Préparer périodiquement des rapports administratifs de qualité à soumettre au Bureau Régional de Plan International pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre ou aux bailleurs de fonds partenaires de Plan International Bénin ;
- Exécuter toute autre tâche que lui confiera le Comité de Direction.
Profil requis :
- Avoir un diplôme supérieur en Administration, Logistique, Gestion, Management ou tout autre domaine équivalent;
- Avoir un minimum de cinq (05) années d’expérience professionnelle en management des services généraux et de soutien aux opérations ;
- Maîtriser les règles et procédures en matière de gestion administrative ;
- Savoir élaborer les outils et procédures susceptibles d’améliorer la mise en œuvre des activités administratives ;
- Avoir des aptitudes prouvées en négociation
- Avoir une bonne capacité de communication écrite et orale en Français et en Anglais;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles ;
- Maîtriser l’outil informatique et être familier aux applications Microsoft ;
- Avoir le sens de l’organisation, de la planification, de la rigueur dans la mise en œuvre des activités et savoir respecter les délais prévus ;
- Avoir de bonnes capacités d’analyse et d’adaptation au contexte interne de Plan International Bénin ;
HOW TO APPLY:
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