Nous recherchons : UN COORDINATEUR TERRAIN (H/F)
Pays: Madagascar basé à Tuléar
Durée du contrat:12 mois à pourvoir à partir du 1er septembre 2015
Le rôle: Vous serez en charge d’assurer la coordination des projets et des fonctions support dans sa zone d’intervention, dans le respect des engagements contractuels, et de la stratégie et règles ACF. Plus particulièrement vous serez en charge de :
Coordonner l'ensemble de la mise en œuvre des programmes sur le terrain, dans le respect des engagements contractuels et du mandat et de la stratégie d’ACF
Avec l’appui du DP Adjoint Programmes, et des supports techniques :
- Coordonner et contrôler la mise en œuvre du programme CP AFD planifié et apporter un soutien aux Experts (ponctuels) et aux Responsables de projet afin de :
- S’assurer que les projets mis en œuvre sont conformes aux propositions de projets financées : Résultats attendus, Activités mises en œuvre, Chronogramme, Budget alloué;
- Proposer des ajustements argumentés aux projets mis en œuvre en cas de changements dans les besoins des bénéficiaires, de difficultés dans la mise en œuvre;
- S’assurer que les outils de suivi de la mise en œuvre sont en place et mesurés selon le plan de suivi élaboré;
- S’assurer du suivi et de l’application des recommandations issues des audits internes / visites des référents techniques/siège sur le terrain / évaluations;
- S’assurer que les suivis budgétaires sont analysés et que l’allocation des ressources est optimisée dans le respect des obligations contractuelles;
- S’assurer du bon dimensionnement des équipes projet;
- S’assurer que les rapports internes et externes sont préparés selon les formats et dans les délais convenus;
Assurer le fonctionnement optimal de la base de Tuléar dans le respect des obligations légales, internes et bailleurs
Avec l’appui des RdD Fin/RH et Logistique de la mission:
- S’assurer du respect de la politique et des procédures RH :
- Prévoir les besoins en ressources humaines et participer au recrutement dans le respect du cadre légal et des procédures internes à la mission;
- Veiller à un management efficace des équipes par les Responsables de projet (évaluation, formation, partage d’information et communication, organisation et délégation du travail, procédures disciplinaires etc.) ;
- S’assurer du respect des procédures comptables et financières et de la préparation et diffusion dans les délais des documents financiers et comptables internes et externes :
- les budgets sont élaborés avec l’Administrateur, le Logisticien et les Responsables de Projet ;
- les procédures financières et de gestion du cash sur la base sont en place et respectées ;
- Les prévisionnels de trésorerie et demandes de trésorerie sont en cohérence avec le déroulement des activités et présentés à l’administrateur capitale pour validation ;
- S’assurer de la compréhension, mise en œuvre et du respect du Kit Log ACF;
- Organiser ou solliciter des audits/évaluations des procédures mises en place ;
- Organiser et animer des réunions de base hebdomadaires et en diffuser les comptes rendus à la Coordination ;
- Favoriser la collaboration et faciliter la communication entre les services support et les projets.
- Assurer une bonne coordination sur ces différents points avec l’équipe programme et support de Betioky (2eme zone d’intervention du programme CP AFD)
Assurer la sécurité des équipes et des biens ACF
- Préparer, mettre à jour et faire valider par le Directeur Pays les plans sécurité de sa zone ;
- Briefer régulièrement les équipes ACF sur le contexte et la sécurité ;
- Garantir le respect des règles de sécurité et informer le Directeur Pays de tout manquement ;
- Suivre l’évolution du contexte sécuritaire dans sa zone et en proposer une analyse au Directeur Pays (et au référent logistique/pool desk). Développer et entretenir un réseau efficace permettant de collecter les informations nécessaires à l’analyse du contexte et des risques;
- Alerter sans délai le Directeur Pays en cas de dégradation de la sécurité ou d’incident ;
- Valider et diffuser les Rapports d’incident ;
- Définir les besoins en personnels et équipements pour assurer la sécurité des Biens et des personnes sur le terrain et dans les locaux de l’organisation ;
- Veiller à la santé et au niveau de fatigue de l’équipe.
Encadrer et gérer les équipes dans sa zone d’intervention
- Superviser et manager les membres de l’équipe sous sa responsabilité directe
- Briefer chaque nouvel arrivant ;
- Elaborer et suivre les plans d’action individuels
- Faire les entretiens d’évaluation et entretien d’intégration des membres de son équipe, en concertation avec le/la/les référent(s) fonctionnel(s) concerné(s) et faire un suivi de ces entretiens en collaboration avec le/la Responsable RH ;
- S’assurer de l’application de la politique et des procédures RH par tout responsable d’équipe sous sa supervision
- Veiller à la gestion globale des besoins en formation au niveau de sa zone d’intervention
- Participer au recrutement du personnel expatrié de sa zone d’intervention à la demande du Directeur Pays ;
- Favoriser la collaboration entre les équipes des différents secteurs (RSS, MSEAH, plaidoyer) pour développer une analyse intégrée multisectorielle.
Représenter ACF auprès des partenaires, autorités, les agences des Nations Unies et les ONG et dans les forums de coordination dans sa zone d’intervention. Participe aux actions de communication ACF dans le cadre de la stratégie de communication établie.
Par délégation du Directeur Pays et sous sa supervision:
- Représenter ACF auprès des autorités locales, partenaires, autres organisations dans sa zone d’intervention ; il représente ACF dans le cadre de la Cellule Exécutive du Partenariat, et assure la liaison avec la Cellule de Coordination du projet (capitale)
- S’assurer de la bonne coordination d’ACF dans ses relations auprès des autorités locales, partenaires et autres organisations dans sa zone d’intervention (relations techniques entre responsables de projets et interlocuteurs externes) ;
- Coordonner et superviser l’ensemble des partenariats dans sa zone d’intervention ;
- Participer ou assurer la participation d’ACF aux activités de coordination externe dans sa zone d’intervention en collaboration avec le Directeur Pays ;
- Participer aux actions de Communication d’ACF soit en proposant des actions de communication soit en mettant en œuvre les actions de communication sur sa zone (selon stratégie de communication pays validée et après approbation du Directeur Pays).
Assurer la diffusion d’informations sur la base et le reporting dans le respect des échéances internes et externes.
- S’assurer que les activités de reporting sont réalisées dans le respect des exigences du bailleurs et du siège (type et qualité des informations) et les coordonner (APR, rapports bailleurs etc.);
- Communiquer toutes les informations émanant de la capitale à l’équipe de la zone et faire remonter toute information pertinente de la base vers la capitale;
- Préparer ou faire préparer les rapports pour les partenaires et les autorités et les présenter pour validation au DP dans les délais contractuels et internes;
- Préparer et diffuser les sitrep de la base à la Coordination.
Promouvoir et assurer la collaboration et la coordination avec l’OSC nationale partenaires opérationnelle du projet
- Participation au processus de sélection du partenaire
- Définition avec le partenaire des modalités de gestion dans le cadre du projet mis en place conjointement
- Validation des conventions et accords de partenariat
- Capitalisation au niveau de la mission de toutes les pratiques innovantes dans le cadre des partenariats
Le candidat :
Diplômé d’un master humanitaire ou généraliste, une formation en santé publique serait un plus. Vous bénéficiez d’une expérience confirmée de minimum 3 ans en coordination d’une base, gestion de programmes humanitaires ou expérience confirmée ACF sur des postes de RDD Nutrition ou EAH . Vos compétences en gestion de projet sont excellentes. Expérience du travail en partenariat avec OSC Nationale nécessaire (expérience exigée en ONG de développement / partenariat). Une expérience de gestion d’équipe est impérative. Une bonne maitrise des outils « partenariat » d’ACF serait un plus.Très bonne gestion des priorités requise. Très bonnes capacités rédactionnelles. Français courant à l’écrit et à l’oral.
Conditions :
Rémunération de 1800 à 2300€ bruts mensuels selon expérience
Prise en charge du transport, des frais de bouche et d’hygiène, hébergement individuel ou collectif, mutuelle
5 semaines de congés payés et 20 JRTT par an
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