| The mission of WHO is the attainment by all peoples of the highest possible level of health. | |
| Vacancy Notice No: AFRO/14/FT653 Title: Commis Administratif Grade: G3 Contract type: Fixed-Term Appointment Duration of contract: Ddeux (02) ans renouvelables avec une période probatoire d'un an | Date: 17 December 2014 Application Deadline: 15 January 2015 (7 day(s) until closing deadline) Currently accepting applications Duty Station: Lome, Togo Organization unit: AF_WSR AF West Sub-Region (AF_WSR) / AF_TGO Togo (AF_TGO) AF_WSR AF West Sub-Region (AF_WSR) / AF_TGO Togo (AF_TGO) |
| OBJECTIVES OF THE PROGRAMME : Les unités d'appui aux pays ont été mis en place dans la structure organisationnelle pour fournir un soutien aux cadres et au personnel afin qu'ils assument pleinement leurs responsabilités dans l'environnement GSM et pour assurer la conformité avec les politiques organisationnelles, procédures, règles et règlements sur toutes les questions administratives, financières et d'opérations dans le cadre du système de planification des ressources d'entreprise (ERP). | |
| Description of duties: Sous la supervision et les orientations générales de l'Assistant aux Opérations, le/la titulaire effectue des tâches extrêmement diverses et variées au point qu'elles ne sont pas classées dans un emploi de bureau spécifique, qui nécessitent une connaissance limitée des systèmes de gestion et des procédures de bureau. Les tâches de bureau peuvent être assignées conformément aux procédures du bureau pays et peuvent consister à répondre au téléphone, utiliser les machines de bureau et effectuer le classement : 1. Assister à la réception des visiteurs et répondre aux appels téléphoniques, transférer les appels et prendre les messages ; 2. Enregistrer, distribuer et classer le courrier, les documents et toutes autres pièces ; 3. Compiler, photocopier, trier et classer les documents de toutes les activités du bureau ; 4. Maintenir et mettre à jour les systèmes de classement, d'inventaire, de bases de données, email, de façon manuelle ou à l'aide d'un ordinateur ; 5. Collecter et transmettre le courrier, les valises diplomatiques et autres documents des bureaux, des agences gouvernementales et autres institutions ; 6. Trier, livrer et collecter le courrier auprès de différents bureaux dans les locaux à intervalles réguliers. Tenir les registres comme requis ; 7. Faire fonctionner les machines de bureau, tels que les photocopieurs et les scanners, les duplicateurs et les ordinateurs personnels ; 8. S'acquitter d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions et peut être tenu de délivrer des messages et faire des courses. | |
| REQUIRED QUALIFICATIONS | |
| Education: Essentielle : - Cycle secondaire complet et/ou une formation technique ou commerciale équivalente Souhaitable : Une formation dans les tâches de dactylographie/Secrétariat ou dans un domaine administratif est souhaitable | |
| Skills: Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise et actualiser ses connaissances dans l'utilisation des technologies modernes de bureautique par le biais de formations internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il se tient informé des changements dans les procédures et les pratiques, les règles et les règlements. Une connaissance des procédures administratives et de bureau, ainsi que des systèmes tels que le traitement de texte, de la gestion des dossiers et des archives, de la conception de formulaires, et autres procédures et terminologie de bureau. | |
| Experience: Essentielle : 2 à 4 années d'expérience dans un travail administratif ou de bureau Souhaitable : Une expérience de travail au sein de l'OMS serait un atout supplémentaire. Une expérience dans les systèmes basés sur l'Oracle ou d'autres ERP serait un atout. | |
| Languages: Avoir une bonne connaissance du français et de bonnes notions en anglais | |
| Additional Information: Ce poste est ouvert aux candidat(es) de nationalité togolaise. | |
| Annual salary: (Net of tax) NA at single rate NA with primary dependants | |
| This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level. | |
| Online applications are strongly encouraged to enable WHO to store your profile in a permanent database. Please visit WHO's e-Recruitment website at: www.who.int/employment. The system provides instructions for online application procedures. | |
| All applicants are encouraged to apply online as soon as possible after the vacancy has been posted and well before the deadline stated in the vacancy announcement. | |
| WHO is committed to workforce diversity. | |
| Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual. Only candidates under serious consideration will be contacted. | |
