Coordinateur/trice administration et finances – Burkina Faso

Nous recherchons pour notre délégation au Burkina Faso, un/e

Coordinateur/trice administration et finances – Burkina Faso

Entrée en fonction:1er février 2015

Durée :2 ans minimum

Lieux de travail: Ouagadougou, Burkina Faso

Supérieur direct :Chef de délégation

Délai d’envoi des candidatures :Terre des hommes ne fixe pas de délai de candidature pour ce poste, le recrutement est ouvert jusqu’à ce que la position soit pourvueConditions:
Contrat salarié de droit suisse,Salaire net mensuelCHF 3'670 (3’035€) < > CHF 4'840(4000€) selon expérience X13 (+ Retenue AVS pour candidat Suisse). Assurances, maladie, accident, rapatriement. 25 jours congés/an. Billet d’avion AR/an. Logement et transport local. Détails des conditions et avantages

Description générale de la fonction:

Le/la coordinateur/trice dirige et organise le ‘’service’’ administratif et financier de la délégation et des bases (comptabilité générale, gestion administrative et budgétaire). Il/elle est l’interface directe entre la délégation et le siège et/ou les bailleurs pour le reporting financier.

En sa qualité de représentant de la Fondation, le/la coordinateur/trice, sous la responsabilité du chef de délégation, assure la supervision et le suivi administratif multi bases, multi bailleurs et/ou multi partenaires des projets. Il/elle assume la responsabilité de la mise en place de la stratégie, du développement et de la coordination managériale des équipes administratives dont il/elle assume une responsabilité. De plus, il/ elle soutient et valide la qualité du travail des équipes en regard du mandat et des engagements de Tdh et des normes internationales.

Stratégie et politique :

· Mener et coordonner des évaluations des besoins en utilisant des outils validés par le siège et identifier les champs d'action prioritaires et possibles pour Tdh dans son secteur d'intervention

· Participer au développement et à l’évolution des stratégies et des politiques institutionnelles

· Participer à l'élaboration et la révision des orientations stratégiques pour le pays

· Collaborer à la définition et mise en œuvre d'une stratégie opérationnelle : financière, RH et logistique en coordination avec le siège et les structures institutionnelles

Recherche et développement :

· Participer au développement de nouveaux outils dans son domaine d'activité

Gestion de personnes / gestion d'équipe :

· Diriger, conseiller, soutenir et superviser les chefs de projet de son secteur dans la mise en œuvre des projets

· Recruter et/ou contribuer au recrutement du personnel local et coordonner la rédaction des descriptions des postes à pourvoir

· Procéder à l’évaluation périodique des collaborateurs sous sa responsabilité directe et transmettre les évaluations et recommandations au chef/fe de délégation

Développement des compétences :

· Identifier les besoins en formation des collaborateurs et organiser des formations locales ou internes en collaboration avec le/la chef de délégation et le siège

· Assurer le suivi des formations et des acquis/monitoring des compétences

· Explorer au niveau national des possibilités de collaboration avec d’autres organisations pour des formations d'équipes de Tdh ou au contraire des appuis formation de la part de Tdh à ces organisations

Budget :

· Mettre en œuvre des lignes directrices du manuel financier Tdh et fournir des conseils sur le bon usage du codage financier Tdh

· Participer à l'élaboration des budgets des projets dans le respect des normes en vigueur

· Examiner mensuellement les budgets afin de monitorer en temps opportun les dépenses

· Superviser l’application et le respect des termes de tout contrat de financement, contrôler l’engagement global des dépenses et le risque financier

Recherche de fonds :

· Représenter Tdh auprès des bailleurs de fonds : établir et mettre à jour leur carnet d’adresses y compris les bailleurs potentiels, connaître leurs orientations stratégiques et organiser des visites des projets de son secteur, en coordination avec le/la Chef/fe de délégation

· Participer aux recherches de financement et négociations avec les bailleurs de fonds présents dans la zone d’intervention en coordination avec le Chef de la délégation et le siège

· Coordonner, promouvoir, superviser ou négocier les contrats et assurer le suivi avec les donateurs institutionnels avec le soutien du/de la chef/fe de délégation et du siège

Administration / logistique et recouvrement des prestations :

· Assurer l'accomplissement de toutes les formalités requises par le gouvernement et les autres agences officielles pour la reconnaissance du projet

· Garantir que les contrats (de prestations, RH etc.) respectent les lois nationales

· S'assurer auprès des administrateurs, de la bonne gestion de tous les contrats donateurs dans le pays et autres, en relation avec son secteur d'intervention

· S'assurer que tous les contrats signés avec partenaire/travailleurs, etc. respectent le contrat de financement bailleur

· Vérifier avec la logistique la faisabilité que tous les contrats (service, achat, travail, etc.), soient remplis avec le format Tdh

Plaidoyer, représentation / travail en réseau :

· Assurer pour son domaine d'activité, la représentation de Terre des hommes auprès des autorités nationales et au niveau local en appui aux chefs de projets

· Représenter le domaine logistique Tdh auprès des autres organisations internationales : participer aux réunions de coordination inter-ONGs et aux réunions des agences de l’ONU et de toutes autres institutions intergouvernementales se déroulant au niveau de son Pays (Cluster thématique)

· Coordonner des partenariats nationaux avec le gouvernement, des ONG nationales, etc. et soutenir les CdP et les équipes dans la négociation et le développement de partenariats au niveau local ou régionall

· Coordonner, développer et renforcer des actions de partenariat au niveau national avec les partenaires du même secteur d'activités : groupe de travail sectoriel, clusters, etc.

Information / Publications / Communications / Reporting :

· Produire des publications en coordination avec différents départements

· Donner une visibilité de Tdh dans les médias locaux et appuyer les visites de journalistes

· Etre responsable des rapports à remettre aux bailleurs dans le respect des échéances et formats définis en coordination avec son/sa référent technique du siège

· Rédiger les rapports annuels dans son domaine d'activité à l'intention du chef de délégation.

· Monitorer les indicateurs administratifs de la délégation

Gestion de cycle de projet / Gestion de projet :

· Mettre en place des outils de suivi et d’évaluation mensuelles des activités et monitorer mensuellement les résultats

· En collaboration avec le Chef de délégation et les chefs de projet, coordonner les besoins des populations cibles afin de réajuster si nécessaire les projets en cours ou d'initier de nouveaux projets et assurer une bonne adéquation des moyens aux besoins

· Coordonner des évaluations d'activités administratives des projets à des temps spécifiques du développement ou des demandes bailleurs

Politique de gestion des risques :

· S’engage à respecter les politiques de gestion des risques de Tdh qui comprennent : La Politique de Protection de l’enfance, la politique de sûreté et sécurité, la politique anti-fraude/corruption ainsi que la Politique de signalement de tous abus

· S’engage à assurer la meilleure mise en pratique de ces politiques sur sa zone d’intervention et au sein des équipes nationales et expatriées

· S’engage à signaler à ses supérieurs et à traiter tout manquement observé dans le cadre de ces politiques lors de ses activités professionnelles tant au niveau d’infraction avérée ou soupçonnée qu’au niveau d’un manquement préventif

Profil:

Formation :Diplôme supérieur en gestion financière et comptable ou en administration

Langues : Langue maternelle française ; bonnes connaissances de l’anglais

Expériences souhaitées : Au moins 2 ans d’expérience significative à un poste similaire

Informatique : Maîtrise de l’outil Saga indispensable. Bonne maîtrise de Word, Excel, et système de management

Aptitudes : Capacité d’adaptation (inclus question sécuritaire) – Qualités développées d’organisation et administratives (définition des priorités, délégation, formation) – Rigueur – Fermeté – Sens de la confidentialité – Bonne écoute – Sens de la diplomatie – Ouverture d’esprit – Créativité – Bonne communication

Procédure:

Seuls les dossiers postés en ligne, complets et correspondant au profil recherché seront traités.

Votre candidature doit obligatoirement comprendre un CV complet et une lettre de motivation.

Une fois votre dossier posté, vous recevrez par courrier électronique un accusé de réception

automatique.

Si vous êtes présélectionné, un premier entretien aura lieu à notre Siège de Lausanne ou par Skype pour les candidats résidant hors Europe. Les frais de déplacements pour un premier entretien sont à la charge du candidat.

Les candidats qui postulent pour un poste à l’étranger ou un poste de cadre en Suisse sont soumis à un test de personnalité, avec restitution par notre psychologue. Notre procédure inclut une prise de références auprès des deux derniers employeurs. Lors de l’engagement, chaque collaborateur doit fournir un extrait de casier judiciaire et signer notre Politique de prévention des abus.

Les dossiers non retenus sont détruits par nos soins, suivant les règles sur la protection des données.

Si vous ne parvenez pas à poster votre dossier en ligne, merci de nous envoyer un mail en précisant à quelle étape le système dysfonctionne au département RH: rh@tdh.ch

Les procédures de recrutement et de sélection de Terre des hommes sont le reflet de notre engagement pour l’aide et la protection de l’enfance.

HOW TO APPLY:

Seuls les dossiers postés en ligne, complets et correspondant au profil recherché seront traités :https://secure.tdh.ch/fr/jobs/550