Administrative Services Officer, RAS

The mission of WHO is the attainment by all peoples of the highest possible level of health.
Vacancy Notice No: AFRO/15/FT68 Title: Administrative Services Officer, RAS Grade: P5 Contract type: Fixed-Term Appointment Duration of contract:  Two (02) years	Date: 9 February 2015 Application Deadline: 2 March 2015 (15 day(s) until closing deadline) Currently accepting applications Duty Station:  Brazzaville, Congo   Organization unit: AFRO Africa Regional Office (AF/RGO) / AF/GMC General Management (AF/GMC)
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME : Partie intégrante du Groupe Organique Administration Generale (GMC), l'Unité des Services administratifs (RAS) est chargée d'assurer la gestion des services administratifs de l'OMS pour l'Afrique dans les domaines de: i. L'organisation des conférences, des voyages et du courrier ; ii. La tenue des inventaires physiques du patrimoine du Bureau régional ; iii. La maintenance de bâtiments, des infrastructures de voiries et du bureau à l'exception des microordinateurs et du matériel de télécommunication ; iv. L'organisation du transport et de l'entretien du parc automobile ; v. L'entretien de la concession et la sécurité du domaine du bureau régional
Description of duties: Sous la supervision directe du Directeur, Administration Générale, le titulaire du poste devra assumer les responsabilités suivantes : 1. GESTION DES SERVICES DE L'ENTRETIEN, DE LA RENOVATION ET DU DEVELOPPEMENT DE TOUT LE PATRIMOINE AU NIVEAU DU BUREAU REGIONAL. 1.1 Entretien, extension ou rénovation des bâtiments, des espèces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (ascenseurs, groupes électrogènes, climatisation etc) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz etc). 1.2 Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les Bureaux d'études et le contrôle engagés par l'Organisation pour la sous-traitance des tâches. 2. GESTION DES VOYAGES : 2.1 Organisation des voyages depuis l'établissement des autorisations de voyages jusqu'à la fin du voyage des membres du personnel. 2.2 Réservation des chambres d'hôtels et accueil à l'aéroport. 2.3 Contrôle des factures des compagnies aériens et leurs visas pour règlement. 2.4 Arrangements administratifs pour l'obtention des laissez-passer, certificats de famille et Visas de séjour. 2.5 Arrangements administratifs pour l'envoi, la réception ou la franchise des effets personnels des membres du personnel. 3. GESTION DU COURRIER : 3.1 Correspondance au départ et à l'arrivée du Bureau régional. 3.2 Fax, Télex, Valises diplomatiques et envois particuliers. 3.3 Classement des archives. 3.4 Transmission intérieure du courrier par les huissiers. 4. GESTION DE L'ENSEMBLE DU PATRIMOINE DE L'ORGANISATION AU NIVEAU DU BUREAU REGIONAL ET MISE A JOUR DE SON INVENTAIRE. 4.1 Matériel et mobilier des bureaux et logements. 4.2 Biens immobiliers bâtis. 4.3 Fournitures de bureau, matériel roulants (Parc de 50 véhicules et 10 engins de travaux). 4.4 Souscription des assurances adéquates pour la sauvegarde de l'ensemble du patrimoine de l'Organisation. 5. GESTION DES CONFERENCES ET REUNIONS ORGANISEES PAR LE BUREAU REGIONAL ET GESTION DES SERVICES INTERIEURS. 5.1 Toutes les dispositions pratiques pour la bonne tenue des réunions. 5.2 Gestion de la cafeteria et des services rattachés. 5.3 Nettoyage des bureaux et organisation de grandes réunions se tenant en dehors du bureau régional. 5.4 Entretiens des équipements du matériel de bureau (Photocopieurs, machines à écrire et à calculer, dictaphone, matériel de sonorisation et d'enregistrement). 6. GESTION DES SERVICE DE L'ENTRETIEN, DE RENOVATION ET DU DEVELOPPEMENT DE TOUT LE PATRIMOINE AU NIVEAU DU BUREAU REGIONAL. 6.1 Entretien extension ou rénovation des bâtiments, des espaces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (Ascenseur, groupes électrogènes, climatisation etc.) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz etc.). 6.2 Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les bureaux d'études et de contrôle engages par l'Organisation pour la sous-traitance des taches. 7. Gestion du transport et l'entretien du matériel roulant ainsi que des arrangements Administratifs s'y rapportant (Assurance et contentieux éventuels). 8. Gestion des mesures de sécurité du Bureau régional (Gardiennage, Sécurité contre les incendies et les inondations ou autres calamites naturelles) et gestion de la salubrité du domaine de l'Organisation (ordures ménagères et végétales, désinsectisation, dératisation et désinfection des locaux et de l'environnement). 9. Diverses missions en rapport avec le bon fonctionnement du Bureau régional.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education: Essentiel: Diplôme d'études supérieures d'une Université reconnue en En Administration Générale, génie civil, électricité ou autres techniques industrielles. . Desirable: Connaissances pratiques dans le domaine du droit.
Skills:  Connaissance de méthodes de gestion modernes et de l'Administration en général. Connaissances approfondies dans l'un des domaines du génie civil, de l'électricité ou des autres techniques indusrielles. Aptitude à travailler dans un environnement multuculturel.
Experience: Au moins dix (10) années d'expérience en Administration des bureaux avec au moins cinq (5) années d'expérience dans un Organisation international. Experience pratique à l'OMS serait un atout.
Languages: Une très bonne connaissance du français ou de l'anglais et une aptitude à travailler dans l'autre langue. La connaissance de la langue portugaise serait un atout.
Annual salary: (Net of tax) US$ 81 704 at single rate US$ 87 948 with primary dependants
This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level.
Online applications are strongly encouraged to enable WHO to store your profile in a permanent database. Please visit WHO's e-Recruitment website at: www.who.int/employment. The system provides instructions for online application procedures.
All applicants are encouraged to apply online as soon as possible after the vacancy has been posted and well before the deadline stated in the vacancy announcement.
WHO is committed to workforce diversity.
Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual. Only candidates under serious consideration will be contacted.