COOPI dans le pays :
La première intervention de COOPI en République Démocratique du Congo (ex-Zaïre) remonte aux années 70 et l’action s’est principalement située dans le Kivu pendant de nombreuses années. Suite aux changements dans le pays et aux problématiques créées, les activités de COOPI se sont déplacées dans les régions de conflits afin de mettre en œuvre des programmes d’aide d’urgence aux populations déplacées et victimes de la guerre. En raison de l’évolution du contexte général en cours dans certaines provinces du pays, COOPI s’est aussi engagée dans la gestion de projets pluriannuels afin d’assurer une phase de transition de l’urgence au développement dans différents domaines, afin de garantir un développement harmonieux et durable.
Description du poste
Le/La COORDINATEUR/TRICE de zone assure la coordination et la gestion et le contrôle de tous les activités de COOPI dans la/les provinces de sa compétence, du staff expatrié et local. Il/elle est également responsable du développement de la présence de COOPI dans sa région de compétence. Les secteurs d’intervention sont principalement la protection, la santé-nutrition, la sécurité alimentaire, le wash.
Il/elle réfère au Chef de Mission, COOPI RDC.
Régions de présence: actuellement COOPI est présente dans la Province Orientale, le Maniema, le Sud Kivu et Nord Kivu, le Katanga, la Province de Kinshasa. La Coordination Nationale est basée à Kinshasa capitale.
Principaux bailleurs : Commission Européenne, UNICEF, Banque Mondiale, USAID, ECHO, Pooled Fund (OCHA/UNDP), FAO, PAM, UNHCR, CPI, Coopération Française, DFID.
Termes de référence
Le/la Coordinateur/trice Régionale est responsable de la gestion de la mission de COOPI dans les Provinces de sa compétence sous ses différents aspects: personnel, logistique, planification, suivi des projets et respect des procédures. Il/elle représente COOPI face aux bailleurs, aux institutions, ONG, agences gouvernementales locales et internationales. Il/elle assure la bonne mise en œuvre des projets et le respect des procédures établies par COOPI et les bailleurs. Il/elle collabore à la définition de la stratégie pays et des priorités d’intervention. Il/elle est responsable de la gestion des expatriés et du staff national, en coordination avec le Chef de Mission, de leur sécurité, et du résultat de tous les projets, y compris la gestion financière et la logistique.
Description des taches :
Sous la supervision et en coordination avec le Chef de Mission :
Représentation :
- Représenter l’organisation à tous les niveaux vis-à-vis des bailleurs, partenaires et autorités locales
- Superviser la gestion des relations décentralisées avec les autorités locales (éventuelles autorisations, permis, etc.)
- Assurer la transmission au Chef de Mission des éléments pour l’obtention des facilitations/exonérations fiscales vis-à-vis des bailleurs et autorités
- Participer aux réunions des clusters/intrecluster dans le chef de lieu de la/les Provinces
- Participer aux réunions de coordination décentralisées dans la région
- Participer aux réunions de présentation des stratégies/des appels à proposition des bailleurs dans la/les Province/s
Gestion stratégique :
- Collaborer à la préparation du document de stratégie de la mission COOPI en RDC, pour sa zone de compétence et assurer sa pertinence par rapport aux stratégies des bailleurs
- Assurer le positionnement stratégique de COOPI dans la région en contribuant à l’identification, en collaboration avec les Coordinateurs Techniques Nationaux, des opportunités d’intervention et de partenariats dans la région, et en élaborant des fiches synthétiques (notes conceptuelles/propositions de projet) et d’évaluation des risques pour soumission au Chef de Mission
- Analyser les informations concernant les bailleurs dans la Région et préparer des profils bailleurs ; rechercher et transmettre à la Coordination Nationale à Kinshasa les appels à proposition locaux
- Assurer la qualité technique (pertinence, respect des procédures, etc.), la cohérence et viabilité budgétaire des nouvelles propositions de projet à présenter dans la Région et des avenants des projets en cours
- Gérer le budget (planification et suivi) de la mission COOPI dans la région de compétence
- Superviser l’application des procédures COOPI en RDC : règlements et annexes, grilles salariales du personnel national en conformité avec la législation du pays, plans de sécurité, code de conduite, etc. et contribuer à leur mise à jour
- Assurer la bonne gestion de la mission dans la Région moyennant la planification des besoins financiers, logistiques, en ressources humaines et la soumission des propositions au Chef de Mission
- Assurer la consolidation du capital de connaissance à travers le flux d’information, le partage des connaissances et le développement des capacités des ressources humaines en coordination avec le Chef de Mission
Coordination de la gestion des projets :
- Assurer/Veiller à la bonne mise en œuvre générale des projets en cours dans la zone/région, en collaboration avec le Coordonnateur Administratif de zone, les Chefs de projet et les Coordinateurs Techniques, notamment :
- Valider et transmettre les rapports techniques et financiers destinés aux bailleurs à la Coordination Pays, en veillant au respect des procédures et des échéances prévues par les contrats
- Assurer la révision technique (quantitative) des rapports soumis en assurant leur cohérence
- Suivre la bonne mise en œuvre technique des projets, notamment par le soutien au recueil et à la vérification des données de suivi interne des projets (rapports hebdomadaires/mensuels)
- Veiller à la bonne gestion des budgets de chaque projet
- Assurer le respect des procédures COOPI et des bailleurs en matière de gestion de tous les projets dans la Région de compétence
- Superviser et vérifier la gestion et l’archivage de la documentation officielle de chaque projet (en dur et électronique) aussi que sa transmission périodique à la Coordination Pays
Gestion des ressources humaines :
- Planifier les besoins de la Région en staff international et national et sa couverture budgétaire : préparer les termes de références des postes, actualiser les fiches de budget relatives, assurer la formation sur place et le débriefing au niveau local des expatriés, assurer la mise en place des plans de formation du personnel national validés par la Coordination Nationale
- Gérer l’équipe expatriée : superviser l’organisation du travail dans la Région dans le respect des rôles prévus par l’organigramme, superviser l’élaboration et le respect des plans de travail du personnel, organiser les plans de congé pour soumission au Chef de Mission, collaborer au processus d’évaluation au niveau local à partir de l’identification des objectifs
- Récolter et analyser les besoins en formation du staff expatrié et national pour soumission à la Coordination Nationale
Gestion sécurité :
- Assurer l’application des plans de sécurité et leur élaboration et/ou actualisation dans la Région
- Etre le point focal pour la collecte des informations sécuritaires dans la région avec le support du coordinateur logistique de zone
- Le cas échéante, gérer directement les opérations d’évacuation dans la Région, en liaison directe avec le Chef de Mission et le Coordonnateur Logistique Pays
Profil du candidat
- Formation universitaire ou postuniversitaire en économie du développement, gestion, sciences sociales, politiques ou autres profils pertinents, ou mix de formation et expérience équivalente
- Expérience minimum 5 ans dans la gestion de projets dans contextes à sécurité précaire ou post-conflit
- Excellente connaissance du Cycle de projet
- Maîtrise des procédures des principaux bailleurs (Commission Européenne, USAID, UNDP, ECHO etc.)
- Connaissance et expérience dans l’écriture de projets et méthodologie de suivi et évaluation souhaitable
- Excellente connaissance de la langue française indispensable ; bonne connaissance de la langue anglaise souhaitée
- Excellente connaissance du paquet MS Office
- Grand sens de l’organisation, capacité de prise de décisions en autonomie, responsabilité
- Très bonne attitude au problem-solving et polyvalence
- Fort leadership et diplomatie
- Capacité de gestion du stress
- Capacité de travailler dans un environnement multiculturel avec des personnalités très différentes
- Capacité démontrée de travail en équipe
Renseignements pour les candidats avec famille :
- Sécurité: actuellement bonne
- Family station: non
- Etablissements sanitaires : inadéquats/insuffisantes
- Ecoles : non/oui
Autres renseignements :
- Nombre d’expatriés avec qui partager le logement: N/A
- Logement/compound (chambre/toilette): oui
