Funciones:Coordinador de los servicios soportes (administrador)
Responsable jerárquico: Director de programa
Quiénes somos Handicap International .
Handicap International (HI), es una organización no gubernamental reconocida en más de 60 países por su trayectoria en la prevención de la discapacidad y en proporcionar apoyo y respaldo a las personas que se encuentran en dicha condición.
HI vela por la autonomía y la integración de las personas con discapacidad promoviendo el mejoramiento de sus condiciones de vida, el respeto por su dignidad, sus derechos fundamentales y su independencia.
Conjuntamente a la amplia experiencia técnica de más de 30 años adquirida en el desminado humanitario y la rehabilitación de víctimas de accidentes de minas antipersonal, HI posee una valiosa practica y conocimiento en la rehabilitación física, la inserción social de las personas con discapacidad, la prevención de accidentes de tránsito, la defensa y protección de Derechos Humanos y la atención a personas afectadas por desastres naturales.
Hándicap International en Colombia implementa proyectos desde 1998, en el ámbito de la rehabilitación con base comunitaria, apoyo a redes de personas con discapacidad y asistencia a Víctimas de Minas antipersonal. Desde 2003 viene iniciando un trabajo, como culminación del proceso de rehabilitación, de apoyo a la inserción socioeconómica de las personas con discapacidad. Está apoyo se concretiza en 2 líneas de trabajo, el apoyo al acceso al empleo y el apoyo a la creación de autoempleo a través de micro emprendimientos. Las acciones de Handicap International se desarrollan en gran medida en zona rural con población vulnerable, en los departamentos de Antioquia (….), zona de Cartagena, Nariño, Caquetá etc. con el apoyo de socios locales.
Objetivo de la función:
Bajo la responsabilidad del Director de Programa tiene la misión de Asegurar la gestión de la finanza, logística, administración y recursos humanos del programa. Bajo supervisión del Director de programa, garantiza el cumplimiento del marco legal y de las reglas internas de la Organización, teniendo en cuenta las especificidades del programa.
Coordina toda el área de soporte de la Organización de manera a que se optimicen los recursos en beneficio de nuestras acciones de cooperación, y que estás fluyan, velando por el respeto de las obligaciones legales, las reglas de los donantes y las reglas internas de la organización.
Principales interlocutores internos
- La directora del programa y la coordinadora operacional.
- El equipo del Sector Soporte
- El responsable financiero para la región
- Los referentes de la sede (Bélgica)Principales interlocutores externos
- Los socios ejecutores
- Los auditores
- Los donantes institucionales locales Principales responsabilidades Responsabilidad : Participar en la elaboración e implementación del marco nacional del programa (Aspectos financieros, administrativos y de recursos humanos)
Objetivo :Ayudar en cumplir los objetivos estratégicos de la Organización.
Medidas :calidad de la información tratada, pertinencia de la manera con la cual esta manejada la información, pertinencia del primer nivel de análisis
Actividades :
· Analizar los resultados del periodo previo y definir nuevas direcciones en colaboración con el equipo administrativo
· Proponer un primer nivel de la información estratégica y formular recomendaciones
· seguir atentamente las evoluciones en el programa (contexto, finanzas,…)
· Asegurar la implementación de los proyectos en el marco nacional del programa.
Responsabilidad : Supervisar los recursos financieros del programa y el cumplimiento de los compromisos de la contabilidad
Objetivo : Asegurar una correcta gestión financiera en línea con los procedimientos internosy acorde a los plazos establecidos.
Medida :Eficacidad y eficiencia en la implementación de la estrategia financiera del programa, utilización eficiente de los recursos de la organización, respeto de los plazos financiero, calidad de los indicadores de seguridad financieros
Actividades:
· Estructurar la planilla de financiamientos de acuerdo con la estrategia financiera del programa
· Con el responsable financiero, el director de programa y el coordinador de proyectos elaborar el presupuesto anual del programa
· Garantizar el respeto de los plazos de la sede y de los donantes por los informes financieros.
· Validar los informes financieros para los donantes institucionales preparado por el Responsable financiero y las propuestas de los presupuestos y enmiendas para los donantes (elaborarlos cuando necesario)
· Adaptar y asegurar la implementación del procedimiento de compromiso de gastos
· Apoyar y aconsejar los informes directos analizando el entorno financiero del programa (donantes específicos – problemas relacionados)
· Supervisar el seguimiento mensual de los proyectos y asegurarse que corresponda al financiamiento del programa y el seguimiento presupuestal (informes y roles de alerta).
· Desarrollar indicadores de seguimientos
· Asegurar la coordinación con el equipo de proyectos por la elaboración y el seguimiento del presupuesto y por el cumplimiento del procedimiento de compromiso de gastos (y otros procedimientos relacionados con finanza) y pedidos de los donantes institucionales.
· Asegurar que cada responsable de presupuesto ha recibido una capacitación adecuada para manejar su presupuesto y codificar correctamente los gastos.
· Establecer procedimientos de controles internos para la contabilidad, tesorería y finanzas
· Asegurar el control del manejo de los socios y validar el marco contractual entre HI y los socios. Asegurar consejos a los socios por todas cuestiones financieras.
· Supervisar la gestión de los bancos y validar los pagos por transferencias.
· Supervisar el envío anual de los documentos contable hasta la sede
· Planificar, preparar y acompañar las auditorías (en colaboración con el DP) externas y internas de HI
· Validar el presupuesto de tesorería para los desembolsos de la sede
Responsabilidad : Proponer las políticas sociales, de remuneración, de capacitación y asegurar la implementación de los procesos de los recursos humanos
Objetivo :Implementar la estrategia de los recursos humanos y gestión administrativa del personal del programa en respeto de las obligaciones legales y de la asociación
Medida :calidad de los procesos y herramientas de RH definidos, respeto de los procesos RH, calidad de la gestión de los contratos de trabajos, calidad de la elaboración de la remuneración
Actividades :
· participar en la definición de políticas de remuneraciones, sociales y de capacitación con el referente técnico de RH y el Director de programa, aportando elementos de otras ONG internacionales en el país y acorde a la filosofía de HI.
· Implementar, manejar (gestionar) y actualizar política de capacitación; la política de remuneración, la política social y médica (representación del personal,…) en respeto a la legislación local y lo establecido por HI
· Definir los procesos de contratación y integración, evaluación y de desarrollo de carrera en colaboración con el referente técnico de RH de la sede y la DP
· Implementar, manejar y actualizar los procesos de contratación, evaluación y de desarrollo de carrera
· Establecer, manejar y actualizar el plan de capacitación del personal nacional
· Asegurar una vigilancia del evolución del derecho del trabajo y de las practicas (incluso de las otras ONG)
· Acompañar y informar los responsables de equipo sobre los aspectos de RH
· Asegurar la aplicación de los procedimientos de RH de HI en términos de gestión de equipo (evaluación, medidas disciplinarias, etc.)
·Contribuir a la definición y asegurar la aplicación del reglamento interior y del CGE del personal expatriado
· Garantizar la gestión administrativa de los contratos de trabajos y de servicios del personal nacional
· Asegurar el archivo de las carpetas de RH del personal nacional y expatriado
· Asegurar el briefing RH de los nuevos empleados
· Validar las declaraciones sociales para enviar a las instituciones relacionadas
· Garantizar la gestión de la cobertura médica
· Administrar los procedimientos disciplinarios del personal nacional y acompañar los responsable de equipos en estos procedimientos
· Actualizar las tablas de indicadores de RH a enviar a la sede anualmente
· Informar el personal sobre el reglamento interno y las condiciones específicas de compromiso expatriado
· Asegurar la trasmisión respetando los plazos de los datos relativos a los pagos de salario a los expatriados
· Ser el interlocutor de la sede por la gestión cotidiana de los expatriados y la trasmisión de las informaciones a la sede
· Encargarse y seguir los pedidos/renovación de visas y permiso de residencia
· Asegurar la gestión de las evacuaciones medicas de los expatriados y la gestión de los accidentes (menor y graves), como también las repercusiones legales y financieras en colaboración con el director de programa y la sede
Responsabilidad : Gestión del equipo administrativo
Objetivo :Desarrollar la autonomía y el rendimiento del equipo
Medida :Satisfacción de los subalternos con la gestión de equipo; calidad de las evaluaciones realizadas; cumplimiento de los procedimientos y políticas de HI, turnover del personal; calidad y coherencia de la toma de decisión
Actividades:
· Supervisar, contratar y dirigir el equipo de servicio soporte, definir objetivos y evaluar las relaciones directas
· Manejar las relaciones contractuales directas (vacaciones, fin de periodo de prueba,…); si las necesidades surgen, co-validar medidas disciplinarias con el director de programa y consultar el Referente de RH.
- · Supervisar el desarrollo de carrera del equipo : definir las necesidades de capacitaciones y proporcionar orientación en desarrollo profesional.
- Definir las comptenecias del personal a reforzar y establecer un plan de formación
· Realizar los PAI y evaluaciones de los empleados bajo su responsabilidad directa (en colaboración con el DP)
Responsabilidad: Garantizar el cumplimiento con el marco administrativo y legal del programa
Objetivo :proteger la presencias de HI de problemas legales
Medida :Cumplir con los pedidos legales franceses/belgas y los pedidos legales del país de la misión ; cumplir con el marco definido por HI
Actividades :
· Garantizar el archivo de los documentos legales de HI
· Asegurar el cumplimiento con las necesidades legales (RH, log, administrativos, financieros, etc.), llamando expertos locales si necesario (avocado, inspector del trabajo, etc.)
· Asegurar que los equipos, vehículos e instalaciones tengan un correcto seguro
· Mantener una vigilancia en grupos de ONG, tomar parte de las actividades de redes en los aspectos legales y de RH
· Asegurar el seguimiento de los convenios con los socios y sus cumplimientos con reglas internas y las de los donantes
Responsabilidad: Supervisar la gestión de la logística del programa (servicios generales, compras, equipamientos, parque automovilístico y almacenamiento) cumpliendo con los procedimientos y de los donantes
Objetivos :Gestión logística óptima para el buen funcionamiento de las actividades del programa
Medida :cumplir con la política de compras, cumplir con las reglas de gestión de las inmovilizaciones de HI; calidad de los procedimientos logísticos, calidad del seguimiento del parque automovilístico.
Actividad :
· Asegurar la introducción de los procedimientos para los servicios generales, compras, equipamiento, parque automovilístico y almacenamiento, y llevar controles internos de sus implementación
· Asegurar de tomar en cuenta los desafíos logísticos en el proceso de elaboración de presupuestos para los donantes (presupuesto logístico, derogaciones a las reglas de compras, reglas de origen y nacionalidad)
· Asegurar la definición de un plan de abastecimiento por proyecto
· Garantizar la implementación de planillas de seguimiento, definir indicadores de gestión.
· Garantizar la implementación de informes logísticos
· Garantizar la capacitación de los equipos a los procedimientos logísticos (HI y de los donantes)
· Garantizar la disponibilidad y la fiabilidad de las informaciones logísticas a fin de auditorias
· Asegurar que se lleven controles en los procedimientos logísticos de los socios
COMPETENCIAS DESEADAS1. Competencias Corporativas:
· Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Handicap International
- Muestra el espíritu de equipo, la solidaridad y enfoque de colaboración en su ámbito de responsabilidades
- Muestra sensibilidad cultural, sobre diversidad, de género, religión, raza, nacionalidad y edad así como capacidad de adaptación
- Competencias Funcionales:
A. Gestión del Conocimiento y Aprendizaje
- Demuestra interés por actualizarse en temas financieros, contables , en gestión de RH, logística
- Demuestra interés por trabajar en una organización de las características de Handicap International.
B. Liderazgo y Auto Gestión
· Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
· Demuestra una actitud positiva y constructiva.
· Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
· Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas y funcionalidades.
· Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita
· Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto
C. Orientación al Resultado y Eficacia Operacional
- Capacidad de identificación y solución de problemas.
- Capacidad de priorización y planificación de tareas.
- Habilidad para entender el contexto financiero de una ONG Internacional.
- Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y powerpoint, así como uso de diferentes tecnologías de información.
- Habilidad para trabajar en equipo colaborando en su área de responsabilidades 3.Competencias técnicas:
· Elaborar un presupuesto previsional
· Seguimiento presupuestal e informes
· Definición de herramientas de gestión financiera
· Seguimiento, controles financieros y análisis financiera
· Conocimientos de procesos financieros
· Conocimientos de procedimientos de compromiso de gastos
· CONTABILIDAD
· Controles contables
· Capacidad para utilizar la herramienta IT en contabilidad y gestión financiera
· TESORERIA
· Controles de tesorería
ADMINISTRATION
· Gestión de los contratos del programa
· Conocimientos de los procedimientos para registrar a una ONG legalmente y cumpliendo con las obligaciones de las ONG en el país
· HR
· Gestión del administración del personal
· Conocimientos del procedimientos de compromiso de expatriados
· Gestión del procesos de contratación
· Fundamentos técnicos de contratación
· Gestión de las carreras
· Gestión de las evaluaciones anuales del personal
· Introducción y gestión del sistema de remuneración
· Definir políticas de RH
· Desarrollo del pan de capacitación
· Implementación del plan de capacitación
LOGISTICA
· Gestión de la cadena de abastecimiento
· Controles de los procedimientos de logística
ASUNTOS LEGALES
· Conocimientos de la legislación del empleo
· Conocimientos de la legislación de impuestos
· Conocimientos de leyes civiles y comerciales (contratos)
4.Conocimientos y Experiencia deseada Educación:
- Título universitario en Administración y/o finanzas
- Experiencia:De 3 años mínimo de experiencia probada en cargos similares.
- Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Excel avanzado (manejo de tablas dinámicas).
Idiomas:
- Nivel de inglés avanzado (se realizará una prueba de conocimiento) y/o francés
- Buena ortografía y capacidad de redacción en los dos idiomas.
IMPORTANTE
Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Handicap International al ser una organización que promueve la inserción laboral de las personas con discapacidad, alienta a este grupo de personas a aplicar para esta posición.
4. Salario y ventajas brindadas para el puesto:
- 3.000.000 + todas las prestaciones sociales.
Duración del contrato: 1 año a término fijo
Lugar de trabajo y – (viajes de trabajo):
El puesto estará basado en Medellín.
El puesto implica formación que puede ser en otro país (Francia u otro país de América Latina)
El puesto implica visita a los socios, en diferentes departamento de Colombia.
Un compromiso con la misión, la visión y los valores que promueve Handicap International es indispensable
HOW TO APPLY:
Se esperan candidatura hasta el 22 de febrero 2015, cualquier candidatura que llegue posteriormente no será considerada.
Se contestará antes del 28 de febrero y solo a las personas seleccionadas.
Para postular su candidatura debe enviar una hoja de vida y una carta de motivación a las siguientes direcciones:
poner en el intitulado del mensaje: candidatura puesto CSS
