I. Contexte organisationnel et objectif du poste
La mission fondamentale de l'UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant partout et dans toutes les activités de l'organisation — à travers les programmes, le plaidoyer et les opérations. La stratégie de l'équité est axée sur la prise en compte des enfants et des familles les plus défavorisées et exclus, et permet de traduire en actions concrètes l'engagement en faveur des droits de l'enfant. L'UNICEF définie l'équité comme la possibilité pour tous les enfants de survivre, de se développer et d'atteindre pleinement leur potentiel sans discrimination, sans préjugés ou favoritisme.
Contexte organisationnel du poste
Il importe de noter que ce poste regroupe un large éventail de fonctions administratives ; toutefois, dans certains grands bureaux de pays/ bureaux de zone, les attributions de l'assistant(e) administratif (ve) peuvent exclusivement être focalisées sur un ou deux domaines, de manière très spécifiques.
Objectif du poste
L'assistant(e) administratif (ve) est chargé(e) d'exécuter une grande variété de tâches administratives qui requièrent une profonde connaissance des procédures administratives, des processus et des politiques de l'de l'UNICEF.
I. Contexte organisationnel et objectif du poste
La mission fondamentale de l'UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant partout et dans toutes les activités de l'organisation — à travers les programmes, le plaidoyer et les opérations. La stratégie de l'équité est axée sur la prise en compte des enfants et des familles les plus défavorisées et exclus, et permet de traduire en actions concrètes l'engagement en faveur des droits de l'enfant. L'UNICEF définie l'équité comme la possibilité pour tous les enfants de survivre, de se développer et d'atteindre pleinement leur potentiel sans discrimination, sans préjugés ou favoritisme.
Contexte organisationnel du poste
Il importe de noter que ce poste regroupe un large éventail de fonctions administratives ; toutefois, dans certains grands bureaux de pays/ bureaux de zone, les attributions de l'assistant(e) administratif (ve) peuvent exclusivement être focalisées sur un ou deux domaines, de manière très spécifiques.
Objectif du poste
L'assistant(e) administratif (ve) est chargé(e) d'exécuter une grande variété de tâches administratives qui requièrent une profonde connaissance des procédures administratives, des processus et des politiques de l'de l'UNICEF.
II. Principales fonctions, responsabilités et attributions
Résumé des principales fonctions/responsabilités :
· Voyage
· Traitement des factures
· Recrutement des consultants et des prestataires de services
· Événements et conférences
· Gestion des biens immobiliers, du matériel de bureau et de véhicules.
· Tâches administratives générales
1- Voyage
· Assurer la gestion des voyages du personnel, notamment l'organisation de leurs missions et l'octroi des frais de mission, conformément aux règles et politiques en vigueur au sein l'Organisation. Assurer la liaison avec les correspondants pertinents du secteur des voyages afin d'obtenir les meilleurs services et les meilleurs prix pour tous les voyages du personnel de l'Organisation.
· Tenir le personnel informé des questions d'ordre administratif relatives aux voyages tels que les visas, l'autorisation de sécurité et les procédures de documentation, et leur fournir ensuite un compte-rendu en aval.
· Extraire, saisir, administrer et vérifier l'exactitude des données des dossiers de voyage dans le système d'administration des voyages de l'organisation, afin d'assurer la précision des opérations relatives aux frais de transport et aux missions du personnel.
· Appuyer la préparation des budgets alloués aux voyages et tenir à jour les documents de contrôle budgétaire relatifs aux voyages.
2- Traitement des factures
· Collecter les factures, les soumettre pour approbation, et procéder ensuite à leur traitement par VISION.
· Télécharger des fichiers électroniques et vérifier le système de destination pour s'assurer des résultats.
· Répondre aux demandes formulées par les clients relativement à l'état d'avancement de leurs transactions, et à toute autre demande de renseignements.
3- Recrutement des consultants ou autres prestataires de services
· Faciliter le traitement des contrats des consultants et des partenaires extérieurs qui fournissent des services à l'Organisation. Cette tâche regroupe la préparation et la soumission des documents, le remplissage des formulaires et canevas requis, le téléchargement des TDR, et la prise de dispositions logistiques nécessaires.
· Tenir à jour les listes des fournisseurs, des partenaires et des consultants.
4- Événements et conférences
· Prendre en charge la gestion logistique des activités et des conférences sur le développement des capacités, notamment la mobilisation des animateurs, des services traiteurs et des hôtes.
· Effectuer des planifications horaires en fonction de la disponibilité des participants, en étroite collaboration avec ceux-ci.
· Communiquer avec les services et points focaux responsables du budget sur les coûts et les besoins.
· Préparer des documents d'informations pour les participants et télécharger les documents révisés dans l'intranet.
· Préparer et tenir à jour les programmes des réunions et des événements sur la base des engagements des groupes de travail.
5- Gestion du matériel de bureau et des véhicules
· Assurer la gestion des fournitures administratives, et des véhicules.
· Suivre et superviser l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller à ce que l'entretien des locaux et les services soient rendus conformément aux normes internes de l'Organisation.
Tâches administratives générales
· Tenir à jour les supports électroniques et papier et les systèmes de base de données, assurer l'enregistrement, la conservation et la destruction des informations confidentielles de manière ponctuelle et appropriée
· Tenir à jour les registres de présence/ assurer le rôle de point focal pendant la période de congés d'un membre du service.
III. Impact des résultats
La contribution de l'Assistant(e) Administratif (ve) doit être efficiente et efficace, car elle vise à mettre à la disposition des différents services une plate-forme administrative solide, qui favorise l'exécution ponctuelle et précise des services fournis par les conseillers et les spécialistes de l'équipe.
IV. Aptitudes et niveau de compétences requis
Principales valeurs
- Engagement
- Diversité et inclusion
- Intégrité
compétences de base
- Communication (I)
- Travail en équipe (II)
- Axé sur les résultats (I)
compétences fonctionnelles :
- Esprit d'analyse (I)
- Volonté d'apprendre et goût pour la recherche (I)
- Planification et organisation (I)
- Respect des instructions et des procédures (I)
VI. Qualifications requises
Éducation :
Diplôme de fin d'études secondaires, de préférence complété par une formation technique ou un cursus universitaire dans une filière liée aux activités de l'Organisation.
Expérience :
Au moins 5 années d'expérience avec prise de responsabilités progressive, notamment dans le domaine administratif ou dans des fonctions de secrétariat.
Connaissances linguistiques :
Maîtrise en français et une bonne connaissance en anglais.
HOW TO APPLY:
Le Lien pour accéder à l’avis et postuler est : http://www.unicef.org/about/employ/?job=497929
