Départ : Octobre /décembre 2016
Bailleurs différents
Description du poste
Le/la chef/cheffe de mission assure la coordination et la gestion de tous les projets de Coopi au pays et des expatriés (20 à 30). Le secteurs d’intervention de COOPI sont principalement la protection, la santé-nutrition, la sécurité alimentaire, l’éducation et le wash. Les budgets à gérer se situent entre 4 et 6 Millions d’Euros.
Principaux bailleurs : Commission Européenne, UNICEF, Banque Mondiale, USAID, ECHO, CERF, CHF, FAO, PAM, UNHCR, Coopération Française.
Termes de référence
Le/la Chef/(cheffe de Mission est responsable de la gestion de la mission dans ses différents aspects: personnel, logistique, planification, suivi des projets et respect des procédures, visibilité et communication. Il/elle représente COOPI face aux bailleurs, aux institutions, ONG, agences gouvernementales locales et internationales. Il/elle assure la bonne mise en œuvre des projets et le respect des procédures établies par COOPI et les bailleurs. Il/elle collabore à la définition de la stratégie pays et des priorités d’intervention. Il/elle est responsable de la gestion des expatriés et du staff national, de leur sécurité, et du résultat de tous les projets, y compris la gestion financière et la logistique.
Il/elle réfère au/à la Responsable de Zone au siège.
Description des taches :
Sous la supervision du Responsable de Zone :
Représentation :
- Représenter l’organisation à tous les niveaux vis-à-vis des bailleurs, partenaires et autorités
- Superviser les procédures pour l’obtention/renouvellement de la reconnaissance juridique de l’organisation par les autorités compétentes
- Superviser les procédures pour l’obtention des facilitations/exonérations fiscales vis-à-vis des bailleurs et autorités
- Participer aux réunions de l’intercluster à niveau nationalParticiper aux réunions de coordination humanitaires
- Participer aux réunions de présentation des stratégies/des appels à proposition des bailleurs
Gestion stratégique :
- Préparer le document de stratégie de la mission Coopi au pays, et assurer sa pertinence par rapport aux stratégies des bailleurs, en accord avec la stratégie générale de Coopi
- Gérer le budget (planification et suivi) de la mission COOPI au pays
- Superviser et vérifier le déroulement des projets, assurer la gestion et l’archivage de la documentation officielle de chaque projet (en dur et électronique) aussi que sa transmission périodique au siège
- Assurer la mise à jour des procédures de gestion de COOPI au pays : règlement et annexes, grilles salariales du personnel National en accord aux lois locales, plans de sécurité, code de conduite, etc.
- Contribuer à l’identification, en collaboration avec les Coordinateurs Techniques Nationaux et éventuellement des Coordinateurs Régionaux, des opportunités d’intervention et de partenariats, et élaborer des fiches synthétiques de projet et d’évaluation des risques pour soumission au siège
- Analyser les informations concernant les bailleurs et préparer des profiles bailleurs ; rechercher et transmettre au siège les appels à proposition nationaux et internationaux
- Assurer la qualité technique (pertinence, respect des procédures, etc.) et la cohérence et viabilité budgétaire des nouvelles propositions de projet et des avenants des projets en cours
Coordination gestion projets :
- Assurer la qualité des projets en cours et la bonne gestion des budgets, en collaboration avec le Coordonnateur Administratif, les Chefs de projet et les Coordinateurs Techniques
- Valider et transmettre les rapports techniques et financiers aux bailleurs, en respectant les procédures et les échéances prévues par les contrats;
- Assure la bonne gestion de la mission moyennant la planification des besoins financiers, logistiques, en ressources humaines
- Assurer le respect des procédures COOPI et des bailleurs en matière de gestion des projets
- Assurer la consolidation du capital de connaissances à travers le fluxe d’informations, le partage des connaissances et le développement des capacités des ressources humaines
Gestion des ressources humaines :
- Planifier les besoins en staff international et national et sa couverture budgétaire sur la totalité de la mission : préparer les Termes de Références du personnel expatrié, actualiser les fiches de budget relatives, assurer la formation sur place et le débriefing au niveau locale des expatriés, assurer la mise en place des plans de formation du personnel national
- Gérer l’équipe expatriée : superviser l’organisation du travail dans le respect des rôles prévus par l’organigramme , superviser l’élaboration et le respect des plans de travail de chaque RH, autoriser les plans de congé, assurer le processus d’évaluation au niveau local à partir de l’identification des objectifs
- Récolter e analyser les besoins en formation du staff expatrié et national
Gestion sécurité :
- Assurer l’application des plans de sécurité et leur élaboration et/ou actualisation
- Etre le point focal pour la collecte des informations sécuritaires avec le support du coordinateur logistique
- Gérer directement les opérations d’évacuation
Profil du candidat
- Formation universitaire ou postuniversitaire en économie du développement, gestion, sciences sociales ou autres profils pertinents
- Expérience minimum 8 ans dans la gestion de projets dans contextes à sécurité précaire ou post-conflit
- Excellente connaissance du Cycle de projet
- Maîtrise des procédures des principaux bailleurs (Commission Européenne, USAID, UNDP, ECHO etc.)
- Connaissance et expérience écriture projets et budget; méthodologie de suivi et évaluation souhaitable
- Excellente connaissance de la langue française indispensable ; bonne connaissance de la langue anglaise souhaitée
- Excellente connaissance du paquet MS Office
- Forte sens de l’organisation, capacité de prise de décisions en autonomie, responsabilité
- Très bonne attitude au problem-solving et polyvalence
- Forte leadership et diplomatie
- Capacité de travailler sous pression et gestion du stress
- Capacité de travailler dans un environnement multiculturel avec des personnalités très différentes;
- Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs
