Intitulé du Poste: Administrateur
Resp. hiérarchique : Administrateur pays
Resp. fonctionnel : Chef de projet
Contexte
ONG COOPI
COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d'un futur dans lequel soient garantis pour tous de bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d'urgence dans 50 pays , employant plus de 30 mille opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l'Europe de l'Est, COOPI favorise l'accès à l'eau et le droit à la santé et à l'instruction des communautés les plus pauvres. COOPI assure aussi une assistance immédiate et à long terme aux populations touchées par les guerres ou les catastrophes naturelles. Le siège central de COOPI est à Milan (Italie), mais pour la réalisation des projets, COOPI s’appuie sur un réseau de sièges périphériques (régionaux et nationaux) dans les pays où ses activités sont plus importantes. www.coopi.org
COOPI en RCA
Depuis 1974 COOPI travaille en RCA pour un développement harmonieux et complet, en faveur tant des individus que des communautés locales. En ce qui concerne les secteurs d’intervention, l'engagement vis-à-vis des réalités locales a encouragé COOPI à établir des plans et à implémenter des projets de développement dans le domaine social, économique, sanitaire, environnemental et de la formation. Les situations de conflit ont amené à la décision de se faire charge de projets d'urgence et de réhabilitation, qui sont aujourd'hui devenus un autre secteur spécifique d’intervention dans le Pays. Grâce à la présence consolidée et constante, ainsi qu’aux relations avec les institutions, les organisations non gouvernementales et les communautés locales, COOPI est reconnue comme un des points de référence pour la coopération internationale en RCA.
Descrizione e requisiti
Mission général du poste
Assurer le bon déroulement des projets auxquelles vous êtes affecte du point de vue administratif et notamment superviser les aspects économiques et financiers concernant les activités des projets. Collaborer avec le chef de projet dans la gestion des ressources humaines et dans la mise en œuvre des activités financier, matériel et logistique des projets en respectant les procédures en vigueur.
Principales responsabilités
· Assurer la correcte gestion des projets et le respect des conditions contractuelles et des procédures du bailleur et de COOPI ;
· Garantir le monitorage de la progression des activités ;
· Suivi budgétaire du programme et planification des dépenses en collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur administratif Pays ;
· Elaborer tous les rapports financiers du projet, intérimaires et finales, et Préparation de la documentation pour les audits du projet dans le respect des procédures COOPI et du bailleur des fonds ;
· Circulation des informations avec la Coordination Pays COOPI RCA, vers la coordination sur le projet et vice-versa ;
· Elaborer tous les documents et/ou rapports financières demandés par la Coordination Pays et par le siège de Milan ;
· Préparation des communications aux bailleurs de fonds, des modifications budgétaires et d’avenants, en collaboration avec le Chef de Projet et sous la supervision de l’Administrateur Pays ;
· Envoi mensuel des documents administratifs, logistiques et financiers aux responsables de la Coordination et communication du prévisionnel mensuel des dépenses mensuelle ;
· Utiliser la fiche de monitorage financière et en assurer le suivi budgétaire dans le but de planifier les dépenses (en collaboration avec les chefs de projet) et pour la vérification des besoins de trésorerie ;
· Respect des délais dans l’envoi de la comptabilité et des documents administratifs au siège/bailleur ;
· Vérification du respect des procédures d’achat. Contrôle des pièces justificatives, des contrats avec les fournisseurs. Vérifier le respect de la loi fiscale ;
· Superviser la comptabilité des projets et la correcte gestion de la trésorerie (Caisse et Banque), et Mise à jour régulière des instruments comptables et informatiques de comptabilité des projets en collaboration avec le Chef de Projet et sous la supervision de l’Administrateur Pays ;
· Contrôler l’enregistrement des dépenses faites et l’archivage physique et électronique des documents administratifs et comptables du projet surtout à la fin du projet ;
· Mise à jour régulière des données financières du projet en conformité avec les données financières de l’Administration Pays ;
· Réalisation de la clôture de fin de mois, envoi comptable, réconciliation et inventaire de caisse ;
· Soutenir la conception et l’implémentation des stratégies de protection et contribuer à la définition des stratégies auprès de la Coordination de COOPI RCA ;
· Participation active à la phase d’élaboration des nouvelles propositions de projet, en étroite collaboration avec la Coordination de COOPI de Bangui ;
· Assurer la supervision régulière des opérations d’achat et approvisionnement en conformité avec le plan de passation de marché dans le respect de procédure du bailleur et de COOPI, en étroite collaboration avec le coordonnateur de la logistique et le logisticien du projet ;
· Détermination des besoins pour le projet en biens de première nécessité en collaboration avec le coordinateur du Projet, ainsi que les besoins nouveaux, de maintenance ou d’approvisionnement pour les infrastructures (abris temporaires, bâtiments, énergie, éclairage, matériel, consommables) et pour les logements et bureaux des équipes COOPI ;
· Suivi et réalisation des contrats fournisseurs et prestataires en coordination avec le coordinateur logistique ;
· Garantir le passage des consignes administratives, comptables et financière entre chefs de projet (sortant et entrant) et/ou entre comptables ;
· Assurer le suivi administratif des contentieux et représenter l’organisation devant les autorités administratives (inspection du travail) seulement sous requête du chef du projet ;
· Assurer le suivi et la mise à jour du dossier de chaque salarié. Coordination avec le responsable RH et le Coordinateur de projet des procédures de recrutement du personnel local, l’élaboration de TdR et des contrats, des bulletins de salaire et paiement, le suivi des congés, des absences, des évaluations, mesures disciplinaires, des requêtes individuelles, en conformité avec le Code du Travail du pays et le manuel RH Coopi (contrat, paiement des taxes…).
· Apporter un support technique à l’équipe et un renforcement de capacités ;
· Suivi du respect du règlement intérieur dans l’organisation du temps de travail ainsi qu’éventuellement sur d’autres aspects ;
· Collaboration à la mise à jour des inventaires des biens (propriété Coopi et projet) avec la logistique ;
· Toute autre tâche confiée dans le cadre du poste et des compétences
Profil du Candidat (Formation, Exp., Compétences, Attitudes)
ESSENTIEL
— Profile Project manager, Admin/Log
— Expérience dans la gestion de projet (au moins 3 ans)
— Faire preuve d'une très bonne capacité rédactionnelle, organisationnelle et d'initiative
— Aimer le travail minutieux et avoir le souci de la qualité
— Excellent capacité d’entretien des relations formelles avec membres des autorités communautaires, religieuses et étatiques à différents niveaux
— Excellente sens de la confidentialité
— Autonomie dans la gestion des priorités, vous savez prendre des décisions dans l’urgence, et établir une relation de confiance avec vos interlocuteurs
— Maîtrise du Français indispensable
— Habilité à motiver et accompagner les équipes nationales
— Excellente gestion du stress, capacité à s’adapter à un environnement simple
— Respect des valeurs/mission COOPI
LE COOPERANT COOPI
COOPI intervient dans des situations de développement et de crises souvent défavorisées et difficiles à gérer.
Le coopérant COOPI doit prendre la bonne décision au bon moment.
Il sait lire et interpréter le contexte dans lequel il agit et qui se transforme souvent très rapidement. Il est capable de respecter les valeurs de l’ONG , d’établir relations positives avec ses supérieurs, ses collègues et collaborateurs.
Le coopérant COOPI travaille habituellement dans des contextes multiethniques, ce qui exige de la souplesse et le respect de l’autre, expatrié et personnel local.
En considération du milieu souvent défavorisé et du pois des responsabilités, il faut posséder une réelle motivation, énergie et une grande flexibilité, disponibilité pour aller parfois au-delà de ses propres tâches selon les besoins de la mission, en utilisant l’expériences, l’enthousiasme et l’esprit d’équipe.
