COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d'un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d'urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l'Europe de l'Est, COOPI favorise l'accès à l'eau et le droit à la santé et à l'instruction des communautés les plus pauvres. COOPI assure aussi une assistance immédiate et à long terme aux populations touchées par les guerres ou les catastrophes naturelles.
Le siège central de COOPI est à Milan (Italie), mais pour la réalisation des projets, COOPI s’appuie sur un réseau de sièges périphériques (régionaux et nationaux) dans les pays où ses activités sont plus importantes.
COOPI au Tchad
COOPI est au Tchad depuis 1994, avec des interventions en appui à la gestion du district sanitaire de Bébédja, dans la région méridionale du Logone Oriental. Dans les années suivantes les interventions de COOPI au Tchad se sont surtout concentrées dans le domaine du développement et principalement dans le Sud du pays. A partir du 1998, avec un projet co-financé par l’Union Européenne pour l’amélioration des services sanitaires de l’hôpital de Goz Beida (Région du Dar Sila), on a étendu l’intervention à l’Est du pays. Au cours des années, plusieurs projets ont été réalisés en appui au district sanitaire de Goz beida, jusqu’à l’arrivée de la crise humanitaire de2004. En collaboration avec l’UNHCR, COOPI a débuté son intervention d’urgence dans les secteurs de santé et nutrition au Sud du pays en faveur des réfugiés centrafricains, et à l’Est, en faveur des réfugiés soudanais provenant de la région frontalière du Darfur. Des projets ont été réalisés dans les dernières années aussi au centre du pays, (Région du Guera), en appui aux DS contre la malnutrition et pour la prise en charge des fistules vésico- vaginales.
A présent, la structure de COOPI au Tchad est composée par :
- un bureau de coordination des activités nationales, basé à N’Djamena ;
- deux bases (villes de Goz Beida et Koukou Angarana) dans la région du Dar Sila, à l’Est du pays; la prochaine ouverture d’une base à Am Dam est prévue
- trois bases au Sud du pays: une base dans la ville de Maro, une base à Sarh, région du Moyen Chari ; et une base à Doba, région du Logone Oriental.
CONTEXTE ET ENJEUX DU POSTE
Le/la titulaire du poste sera basé(e) à N’Djamena dans la base/résidence de COOPI. La situation sécuritaire dans la ville est très volatile, soit à cause d’une situation politique instable soit à cause de la présence de banditisme visant souvent les organisations internationales. Par conséquent, les déplacements à pied sont interdits et un contact téléphonique avec la base doit toujours être gardé). Un plan de sécurité est disponible pour chaque base et tous les expatriés en déplacement sont tenus à respecter les dispositions y contenues.
Des déplacements à l’intérieur du Pays sont prévus, dans le cadre de l’activité de monitoring.
Descrizione e requisiti
Responsabilités
Objectif général : Garantir l’efficace gestion financière, administrative et des ressources humaines de l’organisation COOPI au Tchad et assurer le respect des procédures COOPI.
Résultats attendus :
- La gestion comptable et financière est effective dans le respect des procédures COOPI
- La gestion des ressources humaines est effective, dans le respect des procédures COOPI
- L’ensemble des dossiers sont suivi et l’organisation du travail est transparente
- Gestion / relation équipe
1) La gestion comptable et financière est effective dans le respect des procédures COOPI
Actions :
- Contrôle / suivi financier des projets, en conformité avec les budgets et les règles bailleurs, à l’aide des outils Merlino et Preppy ;
- Supervision de la gestion comptable réalisée par l’administrateur local et des admins projet ;
- Supervision/suivi de la trésorerie (terrain et capitale) ;
- Compilation et envoi des demandes de trésorerie au siège ;
- Mise en place et respect des procédures liées à la sécurisation de l’argent (capitale et terrain);
- Participation active aux demandes d’avenants/ notifications de changement budgétaire, aux rapports financiers ;
- Coordination et supervision des audits projets ;
- Mise en place / vérification de nouveaux budgets lors de l’élaboration des proposals ;
- Supervision / contrôle paiement des fournisseurs (coordination et projets) ;
- Elaboration des rapports financiers mensuels pour le siège (EST1 et EST2, File Coordinamento) ;
- Proposition de répartition des coûts de la coordination et des bases en collaboration avec l’administrateur siège et le desk ;
- Participation aux réunions avec les bailleurs de fonds.
2) La gestion des ressources humaines est effective, dans le respect des procédures COOPI
Actions :
- Révision/ rédaction des profils de poste ;
- Supervision / Assure le respect des procédures de recrutement ;
- Dossier RH nationaux au complet ;
- Dossier RH expatriés au complet ;
- Suivi des congés expatrié et nationaux ;
- Supervision du paiement des salaires NDJ ;
- Suivi des évaluations du personnel sur toutes les bases et la coordination (expat et nationaux) ;
- Actualisation des boites à outil RH et finances, diffusion et accompagnement pour leur bonne application ;
- Supervision de la bonne compréhension des boites à outil RH COOPI et de leur application ;
- Suivi de l’outil de base de données RH de la coordination et des projets ;
- Mise en place et supervision processus formation / renforcement de capacités des administrateurs nationaux ;
- Suivi du respect de l’application de la loi tchadienne, notamment en ce qui concerne le droit du Travail ;
- Suivi des contentieux avec l’administrateur national et l’avocat ;
- Participation aux réunions et activités du googlegroup des administrateurs ONG Tchad.
3) L’ensemble des dossiers sont suivis et l’organisation du travail est transparente
Actions :
- Promptitude, complétude du PAH (plan d’action hebdo) + qualité de l’information ;
- Supervision de l’archivage (coordination et terrain).
4) Gestion / relation équipe
Actions :
- Responsabilisation du personnel du département admin, répartition et suivi des tâches dans une optique de renforcement des capacités ;
- Apporte un appui technique à son équipe et autres (CP, administrateurs projet, …) ;
- Effectue un contrôle des activités en lien avec l’administratif/finances en capitale et sur le terrain. Réalise des missions d’appui / contrôle au niveau des bases ;
- Evaluation Interne / finale des équipes sous sa supervision (lien hiérarchique et fonctionnel) ;
- Participe activement aux réunions de coordination ;
- Est à l’écoute de son équipe et des collègues ;
- Formation continue de son équipe et des autres départements si nécessaire (ex : les chefs de projet et administrateurs base) ;
- Bonne communication avec l’ensemble des équipes (support et opérationnel) ;
- Travail en lien étroit avec la Logistique et l’ensemble des chefs de projet.
En raison de la nature du travail et de la complexité de l’environnement dans lequel le poste évolue, on demande à l’expatrié collaboration, adaptation et flexibilité. La révision des tâches et responsabilités sera effectuée après discussion avec le représentant responsable COOPI.
Le/la titulaire du poste sera basé(e) à Ndjamena, dans la base COOPI.
Il/ Elle sera tenu à suivre les règles du règlement pays pour le staff expatrié et le protocole de sécurité indiqué. Le Coordinateur Administratif pourra utiliser les équipements logistiques de COOPI selon les dispositions de la coordination logistique et de sécurité.
Profil du Candidat
ESSENTIEL
- Formation supérieure en Comptabilité /Finance ou équivalent;
- Expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire, dans le secteur humanitaire ;
- Capacité de motiver et accompagner des équipes dans un contexte de changement ;
- Sens de l’organisation ;
- Excellente maîtrise des logiciels courants pour la comptabilité et bureautique ;
- Très bonne maîtrise du français indispensable ;
- Connaissance des Procédures des principaux bailleurs (CE, Echo, Usaid, Agences UN)
- Maîtrise de la chaine d’approvisionnement,
- Bonne capacité de reporting financier et suivi des audits
- Capacité de travail en contexte difficile, sous pression et dans un milieu souvent non confortable ;
- Respect des valeurs/mission COOPI.
COMPLEMENT
- Connaissance de l’arabe tchadien
- Précédente expérience avec Coopi est un plus
A retenir
L’EMPLOYE COOPI
COOPI intervient dans des situations de développement et de crises en milieux souvent défavorisées et difficiles à gérer.
L’employé COOPI doit être capable de prendre la bonne décision au bon moment.
Il sait lire et interpréter le contexte dans lequel il agit et qui se transforme souvent très rapidement. Il est capable de respecter les valeurs de l’ONG, d’établir relations positives avec ses supérieurs, ses collègues et collaborateurs.
L’employé COOPI travaille habituellement dans un contexte multiethniques, qui exige de la souplesse et le respect de l’autre, soit il expatrié, personnel local, partenaire.
En considération du milieu difficile et des responsabilités, l’employé Coopi doit posséder une réelle motivation, de l’énergie, une grande flexibilité et la disponibilité pour aller parfois au-delà des tâches programmées selon les besoins de la mission, en utilisant son expérience, son enthousiasme et son esprit d’équipe.
Responsable hiérarchique : Chef de mission, sous la supervision du référent admin pays au siège et du desk
Equipe nationale directement gérée: Administrateur national coordination et liens fonctionnels avec les administrateurs projet
Catégorie salariale: Selon grille COOPI
Durée contrat: 1 an à partir de Janvier 2015
Localisation d’affectation
Pays : Tchad
Zone d’activité: Ndjamena + missions terrain
Base COOPI : Ndjamena
