[NOTE: French version to follow / version française ci-dessous]
INSO is a global charity dedicated exclusively to issues of humanitarian safety and to the operation of NGO Safety Offices (NSO) in volatile or insecure contexts. INSO CAR aims to support security awareness and security management capabilities amongst NGOs within the Central African Republic.
We are now seeking an experienced individual to join our team a Country Administration and Logistics Managerwho will based out of Bangui for a period of 1 year. The Country Administration and Logistics Manager in close collaboration with the Country Director will have the responsibility to implement, enforce and monitor INSO standard operating procedures in finance, accounting, administration, human resources, logistics matters (including procurement) at the programme level in CAR, train and orient the local log-admin-finance-HR team.
This position is being offered on a 12 month term with an anticipated starting date of the 15th of May 2015.
Key areas of responsibility:
- Implement, enforce and monitor the admin and finance policies/procedures in compliance with INSO SOPs, CAR authorities, laws and donors requirements
- Follow the finance schedules in order to meet the financial reporting requirement to the Chief Administration Officer and donors
- Implement, enforce and monitor logistics/procurement policies in compliance of INSO SOPs and donors requirements
- Develop and implement a proper internal control in order to protect the country’s assets (cash and equipment) with the Country Director
- Ensure the programme is in accordance with the local laws, in terms of financial reporting requirements, labour laws and taxation
- Oversee the administrative and logistics department of the country programme, when required be involved in local staff recruitment of the administrative, finance, HR and logistics department, develop and deliver a training programme for the team
- Oversee the technical support to the Country Director and Safety Advisors in all administration, finance and logistical matters
Mandatory requirements:
- Fluent in both the French and English languages (written and spoken)
- Minimum of one (1) full year in NGO financial/administration management at field or Headquarter level (period of internship acknowledged)
- Understanding of NGO principles and practices
- Diplomacy and communication skills
Preferred characteristics:
- The following are not required but will give applicants an advantage over others. Please specify in your cover letter.
- Degree in Accounting, Administration or Finance
- Experience with logistics
- Experience in Human Resources management welcomed
- Experience in staff training and capacity building
- Donor/contract management experience (must incl. OFDA & ECHO) & policy knowledge
- Experience in Quickbooks accounting system
Version française
INSO est une organisation humanitaire internationale, qui se consacre exclusivement à l’appui aux ONG en termes de gestion des risques, et à la mise en place de plateformes de sécurité pour les ONG, dans les contextes insécures. INSO RCA vise spécifiquement à appuyer les ONGs opérant en RCA en termes de compréhension du contexte sécuritaire et de renforcement des capacités de gestion du risque.
INSO recherche un candidat expérimenté pour rejoindre son équipe en tant que Responsable Administratif et Logistique. Le poste est basé à Bangui pour une période de 1 an. Le Responsable Administratif et Logistique sera responsable en étroite collaboration avec le Directeur Pays de la mise en place/ en œuvre et du suivi des procédures standardisées d’INSO au niveau du projet en RCA en matière de finances, comptabilité, administration, ressources humaines, logistique (achats inclus). Il devra également former et orienter l’équipe locale rattachéeau département administratif, financier, RH et logistique.
Le poste est offert pour une courte durée de 12 mois pour un début souhaité au 15 Mai 2015.
Principales responsabilités :
- Mettre en place, faire appliquer et contrôler les procédures administratives, financières en conformité aux standards normalisés d’INSO, aux exigences légales des autorités centrafricaines et des bailleurs de fonds
- Suit les plannings de reporting financier, dans le but de répondre aux échéances internes et des bailleurs de fonds
- Mettre en place, faire appliquer et contrôler les procédures logistiques et d’achats en conformité aux standards normalisés d’INSO, aux lois centrafricaines et aux exigences des bailleurs de fonds
- Élaborer avec le Directeur Pays et mettre en œuvre une politique de contrôle interne appropriée afin de protéger les actifs du projet (trésorerie et équipements)
- S’assurer que le projet respecte la législation locale, en matière de reporting auprès des autorités, de droit du travail,de fiscalité,et/oud’autorisations spécifiques
- Superviser le département administratif/logistique du programme et participe aux recrutementsdes agents locaux du département administratif, financier, RH et logistique lorsque cela est nécessaire, élaborer et conduire un programme adapté de formation à cette équipe
- Assurer un soutien technique au Directeur Pays et aux Safety Advisors dans toutes les questions d’ordre administratif, financier ou logistique du projet
Compétences et expériences requises:
- Français et Anglais couramment parlés et écrits
- Minimum un(1) an d’expérience, en gestion administrative et financière en ONG au niveau du terrain ou du siège (périodes de stage valorisées)
- Compréhension des principes et pratiques en ONG
- Qualités de diplomatie et de communication
Autres compétences souhaitées :
Ces compétences ne sont pas requises, mais seront considérées comme un avantage. Veuillez les détailler dans votre lettre de motivation.
- Diplôme en Comptabilité, Finance ou Administration
- Expérience en Logistique humanitaire valorisée
- Expérience en Gestion des Ressources Humaines bienvenue
- Expérience avérée dans la formation du personnel et le renforcement des capacités,
- Expérience de gestion des contrats bailleurs (particulièrement OFDA et ECHO)
- Maitrise du logiciel de comptabilité Quickbooks
HOW TO APPLY:
Interested persons are requested to send the following to jobs@ngosafety.org no later than 17:00GMT on the 15th of April 2015 and ensure to reference ‘INSO Admin-CAR’ in the subject line of your email. Only shortlisted candidates will be contacted after the closing date.
- Cover letter specifying how you meet the mandatory requirements, your motivation in applying and what you hope to bring to INSO (2 page maximum)
- Up to date CV (5 page maximum)
Please do not send any additional information (certificates, writing samples, etc.) and keep the total size of your application under 2MB if possible.
Comment postuler:
Les candidats intéressés doivent postuler à l’adresse électronique jobs@ngosafety.org, au plus tard le 15, Avril 2015 à 17h00 GMT, et doivent spécifier la référence ‘INSO Admin-CAR’ dans le sujet du mail. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
- Lettre de motivation expliquant comment votre candidature remplit les prérequis de ce poste, quelle est votre motivation, et ce que vous espérez apporter à INSO. (maximum 2 pages)
- CV à jour (maximum 5 pages)
Merci de ne pas envoyer de documents additionnels (certificats, exemples de travaux écrits etc…) et de garder dans la mesure du possible la taille de votre email sous 2 MB.
