Contexte
ONG COOPI
- COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 1600 projets de développement et interventions d’urgence dans 63 pays, employant 55.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à 100 millions de personnes. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres.
- COOPI en RDC
- Présent en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en particulier suite aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont déplacées dans les régions de conflit, afin de mettre en œuvre des programmes d’urgence à bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre. En raison de l’évolution du contexte général en cours dans certaines provinces du Pays, COOPI s’est aussi engagée dans la gestion de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement dans divers domaines, et de garantir un développement harmonieux et durable.
- COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases dans les provinces.
ENJEUX DU POSTE
Le stagiaire appuiera le Coordinateur Administratif qui est en charge d’assurer la correcte gestion administrative / financière et la pérennité de la coordination des zones et bases dépendantes, tout en contribuant à la bonne rédaction du budget et coordination du projet, en faisant le suivi des mêmes et en contrôlant la correcte implémentation des rapports financiers, et tout en respectant les procédures de COOPI et des bailleurs de fonds.
Responsabilités générales
Le stagiaire, assistant à la Coordination Administrative devra assister et appuyer l’administrateur pays dans ses fonctions quotidiennes et plus précisément sur la:
Coordination de la planification et du control budgétaire :
Prépare, en collaboration avec le coordinateur de la zone, et vérifie périodiquement l’exécution du budget en relation aux coûts de la zone de coordination. Surveille la viabilité et la coordination des zones et bases sous la responsabilité du même et vérifie la correcte attribution / répartition des coûts fixes sur les projets.
Préparation du budget et control économique-financière des projets:
Collabore à la finalisation du budget des projets en conformité avec la planification de la coordination au pays ; en collaboration avec le Chef de Projet, l’administrateur de projet et le coordinateur de la zone identifient périodiquement les engagements économiques et financiers nécessaires pour réaliser les activités du projet.
Gestion des biens:
Pour le secteur concerné, vérifie la pérennité et la correcte gestion des biens dont COOPI/le projet est propriétaire en collaboration avec la fonction logistique du pays (tenue de l’inventaire). Vérifie la correcte application des procédures de l’organisation relatives à la gestion des biens acquis.
Gestion financière:
Gère et supervise les comptes courants et contrôle les opérations bancaires dans le cadre de la coordination du Pays; surveille le financement fourni par les bailleurs de fonds pour la mise en œuvre du projet (avances et subventions reçus); assure le suivi correct et périodique des fonds des projets; surveille la coordination des projets pour éviter des dépenses non reconnues par le bailleur; surveille la réception des transferts à payer à des projets.
Monitorage économique-financier des projets:
En collaboration avec le Chef de Projet et / ou administrateur de la zone pays/région, vérifie périodiquement le suivi économique-financier des projets : l’équilibre, le budget, la projection des dépenses et les prévisions financières pour la réalisation des activités.
Comptabilité et audit:
Finalise et contrôle les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds avant de les envoyer à l’administrateur pays; Assure la collecte, le stockage et le contrôle des pièces justificatives pour les divers projets; Il supporte l’administrateur pays dans la préparation et la réalisation des audits effectuées dans la zone géographique de responsabilité, et envoie à la coordination du pays des documents liés au projet.
Gestion du personnel local et l’administration du personnel local et expatrié:
Gère et supervise le personnel administratif de la zone de coordination; Forme les Administrateurs des bases / projets sous la responsabilité du coordinateur de la zone et surveille leur travail périodiquement (à distance et sur place); Supervise et surveille les contrats, les bulletins de paye et vérifie la conformité avec les normes COOPI dans le pays.
Soutien des procédures:
Fournit un appui technique aux chefs de projet et les gestionnaires de projet et de coordination de la zone pour une application correcte des procédures de COOPI / Bailleurs de Fonds administratives et pour les achats, travaux et services.
Élaboration et transmission de données:
Produit et transmet au coordinateur pays, régulièrement et dans le délai établi, les informations et les données requises par le bureau central COOPI à Milan et les données relatives de clôture du bilan.
Stockage de la documentation administrative:
Assure le correct stockage des documents administratifs de la zone (coordination et projets) en conformité avec les procédures de l’organisation.
Relations institutionnelles:
En collaboration avec le coordinateur de la zone et l’administrateur pays, cultive les relations et les formalités bureaucratiques, avec les organismes publics et administratifs de la région (inspection de travail, directions des impôts etc.) et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentralisées des bailleurs de fonds institutionnels.
PROFIL DU CANDIDAT (Formation, Expérience, Compétences, Attitudes)
- Formation économique – financière (Diplôme en science économiques ou formation similaire).
- Expérience de travail dans le secteur administratif sera un atout
- Très bonne maîtrise du français parlé et écrit.
- Bonne connaissance des outils informatiques traditionnels.
- Capacité de travail en équipe et de dialogue avec les divers interlocuteurs
- Initiative et bon sens de l’organisation.
- Bonne capacité pour se communiquer tant à l’oral comme à l’écrit.
- Capacité de résistance et gestion du stress.
- Prédisposition à apprendre
- Localisation. Kinshasa et /ou sous bases COOPI dans le Pays (Goma, Bunia, Lubumbashi, Kindu)
