Save the Children est l'Organisation Non Gouvernementale (ONG), leader dans la protection et la défense des droits des enfants, intervenant dans près de 120 pays. Afin d'atteindre des objectifs ambitieux pour les enfants, Save the Children est présent dans 11 pays à travers l'Afrique de l'Ouest et du Centre, avec une croissance rapide et significative des activités dans la région.
En 2014, grâce à des programmes dans les secteurs de la santé, de la nutrition, de l'éducation, de la protection des droits de l'enfant, et également des actions dans les contextes de crises humanitaires, Save the Children a directement atteint 11 millions d'enfants dans la région (Effectif 2400 / plus de 500 millions USD).
Durée du Contrat: 01 an
Lieu: Diffa
Objet du Rôle:
Gérer et superviser l'ensemble de l'activité logistique de Save The Children International (SCI) suivant les procédures de l'organisation, au niveau de la base de Diffa. Le rôle inclura le soutien logistique pour les Programmes au niveau de la base régionale et des sous bases.
Sous la supervision direct du Responsable de la base de Diffa, en étroite collaboration avec les équipes Programmes de Diffa et avec une ligne de management fonctionnel vers le Responsable Logistique Pays à Niamey.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ:
Gestion de la Chaine d'approvisionnement :
- S'assurer de l'existence des plans d'achats pour tous les programmes/subventions et de la consolidation informatique de l'outil de suivi des plans d'achats de la base.
- S'assurer que les plans d'achats sont régulièrement mis à jour et partagé au niveau du bureau de coordination logistique de Niamey.
- S'assurer que les approvisionnements pour la base et les Programmes sont fait de façon rapide, pro-active, sure et en adéquation avec les besoins exprimés.
- S'assurer que toutes les réquisitions d'achat comportent les informations nécessaires pour le traitement. (Code budgétaire, signatures, validité de budget, délais de livraison, description détaillé des biens ou service requis etc.)
- S'assurer qu'il n'existe pas de déficit de communication dans la chaine d'approvisionnement notamment avec le bureau de coordination logistique de Niamey.
- S'assurer que toutes les procédures d'achat Save the Children International sont respectées dans chaque procédure d'achat.
- S'assurer que les critères qualité, prix, mode de paiement et délais de livraison des biens sont pris en compte dans chaque procédure d'achat.
- S'assurer que le tableau de suivi des achats est régulièrement mis à jour et assurer le partage mensuel avec le bureau de coordination logistique de Niamey
- Informer les demandeurs de tout éventuel retard dans les délais de livraison d'une commande.
- S'assurer que la chaîne d'approvisionnement est appropriée et rentable, basée sur le budget, les marchés, les infrastructures, la nature qualitative des programmes de Save the Children, et le besoin d'une livraison rapide.
- Assurer la formation continue des équipes Programmes, Support et Logistique sur les procédures d'achat de Save the Children en vue du respect de ces procédures.
- Assurer la mise à jour et le partage de l'outil de suivi des contrats et spécifiquement assurer qu'un suivi des contrats cadre soit mis en place.
- Assurer la transparence des relations avec les fournisseurs, à l'intérieur comme à l'extérieur du département logistique.
- Echanger avec les partenaires humanitaires de la zone d'intervention des listes des prix pour s'assurer que Save the Children bénéficie de prix compétitifs auprès des fournisseurs contractés.
- Etablir avec le support de la capitale une stratégie d'approvisionnement a niveau du bureau terrain pour : (i) La mise en place de contrat cadres et d'une liste de fournisseur, (ii) gérer de façon cumulative les approvisionnements pour différents projets.
Gestion des Stocks :
- Assurer que le logiciel de gestion des stocks TIM est utilisé sur la base et les sous bases par les gestionnaires de stocks.
- Assurer que les gestionnaires de stock font la mise à jour des données enregistrés dans TIM après tout entrée ou sortie de stock.
- Assurer que les outils de gestion de stocks sont en place selon les standards SCI, connus et utilisés dans la gestion quotidienne des magasins. (Fiche de stock, fiche de pile, bon de sortie de stock, bon d'expédition, certificat de donation etc)
- Assurer que les inventaires de stock sont effectués de façon régulière (trimestriels, annuels) ou de manière inopiné.
- Informer à temps les Programmes des surplus/ruptures de stock ou produits en voie de péremption en partageant les rapports du logiciel de gestion des stocks TIM avec les personnes concernées.
- S'assurer que le stock est tenu régulièrement dans les meilleures conditions de propreté.
- Recevoir et/ou préparer les expéditions à destination et au départ de la base de Diffa.
Gestion de la flotte automobile et des actifs :
- Assurer la mise à jour de la liste de la flotte automobile et de générateurs.
- S'assurer que les services de maintenance des engins roulants sont planifiés et exécutés à temps en lien avec les procédures de gestion de la flotte automobile de SCI.
- S'assurer que toutes les pièces de rechange utilisées sur les véhicules SCI sont des pièces originales du Constructeur.
- Planifier les mouvements de tous les véhicules SCI et assurer une gestion efficiente et efficace de la flotte.
- Assurer une planification optimale des déplacements avec pour objectif de limité progressivement le recours aux véhicules de location.
- Faire le suivi de consommation des véhicules, motos et générateurs.
- Faire un rapport mensuel de l'utilisation et la consommation des véhicules, motos et générateur à partager avec le bureau de coordination logistique de Niamey.
- Faire un suivi des équipements de la base et des sous bases avec une mise à jour régulière de la base de données des actifs et équipements.
- Assurer le suivi des déplacements sur le terrain des équipes surtout dans les zones à risque sécuritaire en relation avec les agences des Nations Unies et des autorités locales.
- Mettre à jour de façon régulière la liste des biens et matériels de SCI en lien avec les règles des bailleurs.
Gestion du bureau & résidence :
- Superviser les travaux de réparation mineure et de maintenance au niveau des résidences et du bureau.
Rapportage
- Collecter les informations et élaborer les rapports logistiques mensuels (Rapport stock, gestion de la flotte, suivi des achats, rapportage des indicateurs clés de performance, rapport narratif) en temps opportun et partager avec les services/personnes concernées.
- Fournir les conseilset soutiensà l'équipe des programmes et gestion de la basesur toutes les questions logistiques.
- Travailler étroitement avec le responsable sécurité afin de s'assurer que les procédures standards d'opération sont mises en place avec le support logistique adéquat (gestion véhicules et transports, planification des mouvements, communication, sécurité des structures etc.)
- Contribuer à l'élaboration des Rapports sécurités au besoin.
- Travailler étroitement avec le responsable logistique pays et l'équipe logistique de la capitale.
- Le titulaire du poste se conformera à toutes les politiques pertinentes de Save the Children et procédures en ce qui concerne la protection de l'enfance, de la sureté et la sécurité, du code de conduite, de l'égalité des chances et d'autres politiques pertinentes.
Gestion de la Sécurité
- Garantir que l'Officier de sécurité de la base assure la mise en uvre de la politique de gestion de la sécurité de l'organisation sur la zone d'affectation.
- Contribuer à l'analyse contextuelle générale de la zone en relation avec l'Officier de sécurité de la base et le Responsable de la sécurité basé à Niamey. (analyse politique, économique et sociale).
- Contribuer à l'analyse des conditions de sécurité quotidiennes de la zone et assurer la mise en uvre de la veille active des incidents de sécurité de la zone par l'officier de sécurité de la base.
Qualifications et Expériences
Essentiels :
- Avoir un diplôme d'étude supérieure en gestion logistique ou un diplôme d'une école technique.
- Avoir au moins une expérience de 3 ans en logistique au niveau des ONGs.
- Avoir une solide expérience dans tous les domaines techniques des opérations logistiques, y compris l'approvisionnement, le transport et la distribution, l'entreposage et la gestion des stocks, gestion de flotte, gestion d'actifs, les communications et la sécurité.
- Avoir une expérience de travail terrain dans des conditions difficiles de vie et de sécurité.
- Avoir une bonne compréhension des besoins humanitaires dans les contextes d'urgence.
- Avoir une bonne connaissance de l'outil informatique (Environnement Microsoft Office)
- Avoir la capacité d'établir des relations rapides avec une large série de personnes, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de Save the Children.
- Avoir d'excellentes capacités de planification, de gestion et de coordination, avec la possibilité d'organiser une charge de travail importante composée de diverses tâches et responsabilités.
- Avoir une forte capacité de communication (écrite et orale).
Souhaitable:
- Expérience technique et formation dans des domaines spécifiques de la logistique: gestion des stocks, d'approvisionnement médical, mécanique de la flotte et des réseaux informatiques / communication. * Expérience technique / connaissance des types spécifiques d'intervention humanitaire tel que santé, WASH et sécurité alimentaire
- Bonne connaissance de l'Anglais (Ecrit et parlé)
Pour voir la version complete du descriptif de poste, merci de consulter notre site internet a l'adressewww.savethechildren.net/jobs
Merci de postuler en Anglais ou en Francais en envoyant votre CV et votre lettre movitation dans un seul document, en mentionnant egalement vos pretentions salariales pour ce poste.
Nous devons garder les enfants en securite donc notre procedure de selection reflete notre engagement a la protection des enfants contre tout abus.
HOW TO APPLY:
Application Email: Please apply with a covering letter and up-to-date CV to: 'Fsy.37802.3830@savethechildrenint.aplitrak.com'
