Senior Administrative Assistant-GS7/FT

UNICEF Madagascar recruit :

· Titre du poste : Senior Administrative Assistant

· Reference du poste **: 22787**

· Grade **: GS-7 (Grille du Systeme des Nations Unies**

· Type de nomination **: Duree determine (Fixed term Appointment**

· Durée **: 1 an avec possibilité de renouvellement**

·Lieu d’affectation **: Antananarivo**

· Début de travail envisagé **: Juin 2016**

· Date de publication : 06 Avril 2016

Date de clôture : 23 Avril 2016

Si vous êtes unprofessionnel engagé,créatifetpassionné decontribuer à faire une différence durable *pour les enfants**,* *l'organisation leader dans le monde pour le droit des enfants aimerait* *que* *vous vous manifestiez.*

Depuis 70 ans,l'UNICEF travaillesur le terrain dans190 pays et territoirespour promouvoir la survie**, la protection etle développement des enfants.Premier fournisseurmondial de vaccins auxpays en développement, l'UNICEF soutient la santé et la nutrition infantiles,* l'eau potable et *l'assainissement, l'éducation de base de qualité pour tous les garçons et les filles,* et la protection des *enfants contre la violence, l'exploitation et le sida.* L'UNICEF est entièrement financé par des *contributions volontaires de particuliers, d'entreprises, de fondations et de *gouvernements**.*

1. CONTEXTE

Sous la supervision du chargé de l’Administration, NOB, IMIS # 22788, le staff assurera une gestion efficace des services administratifs au siège à Antananarivo et dans les sous-bureaux, afin de mieux soutenir l'effort de bureau sur le déploiement du personnel dans les régions. L’Assistant (e) principal Administratif qui supervisera plus de 45 chauffeurs et deux gestionnaires de parc automobile, prendra en charge le suivi de la gestion des véhicules et les réparations. Le titulaire du poste sera aussi responsable de l’émission et suivi de tous les documents dans le système Vision relatifs à la section d'administration (FC, FR, réquisition d'approvisionnement, la demande d'achat, compte à payer). Il/Elle assurera le suivi des paiements des factures administratives et supervisera le système d'archivage des documents de bureau. Il/elle s’assurera que les opérations et services administratifs effectués dans le cadre de ses fonctions soient conformes aux politiques administratives et aux règles et procédures de l’organisation.

1. TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

Le staff sera en charge des tâches énumérées ci-dessous :

• Etre responsable de transport du bureau et assurer une gestion efficace du parc automobile et contribuer au bon fonctionnement de l’initiative en termes de transport et logistique, conformément aux règles et procédures de l’organisation. Travailler en étroite collaboration avec les différentes sociétés, et fournir le personnel clé avec le support et l'orientation, aussi bien pour les personnels qu’aux chauffeurs basés dans les régions
• Préparer les correspondances, et rédiger les rapports et évaluations mensuels et annuels par rapport à la maintenance des véhicules, consommations de carburants, et fournir des justifications et évaluations sur les tâches administratives générales ou spécifiques, qui peuvent être confidentielles.
• Assurer une bonne gestion des véhicules et mettre à jour les papiers officiels y relatifs, telles que
  L’immatriculation, l’assurance, la visite technique, la carte grise,…
• Participer au recrutement des chauffeurs, les superviser et les briefer sur les procédures et la conduite sécuritaire pour avoir une bonne performance répondant aux besoins de l’organisation et assigner le personnel de services des services généraux pour répondre aux exigences de travail. Evaluer le travail des supervisés directement, ou par l'intermédiaire des superviseurs de niveau inférieur. Effectuer la documentation des leçons apprises sur les meilleures pratiques pour mieux la répliquer.
• Etant le superviseur immédiat des chauffeurs de l'UNICEF, contribuer à l'administration efficace des RH : identifier les événements de formations pertinentes et proposer des candidats appropriés; gérer leurs ‘’heures supplémentaires et congés compensatoires’’ ; organiser des formations sur le respect des principes de conduite sécuritaire, et à chaque fin d’année proposer la liste des chauffeurs éligible pour le‘’ safe driving bonus’’. Travailler étroitement avec l’unité des ressources humaines pour le suivi du respect de la conformité de l'examen médical annuel obligatoire
• Superviser et évaluer les tâches du gestionnaire de parc
• Superviser et assurer une gestion efficace des activités administratives générales concernant les entretiens et le bureau, tels que l’archivage des documents, l’aménagement des locaux, maintenance des équipements, la sécurité, les tâches des plantons, et les services similaires.
• Analyser et maintenir un aperçu global sur les éventuels et nouveaux développements relatifs aux procédures du bureau afin de fournir un soutien administratif opportun pour les différents évènements pouvant se produire
• Briefer les personnels Internationaux sur les questions administratives générales et les divers droits, fournir des conseils et assurer des supports administratifs, au besoin.
• Se mettre en contact avec l’autorité locale pour un suivi efficace sur la détaxation des biens et services et travailler en étroite collaboration avec les sections supply et opérations sur le suivi des détaxations des véhicules du bureau et des staffs internationaux
• Préparer les documents dans le système VISION tel que l'actif, le FC, FR, PR, contrat, les comptes créditeurs et assurer la mise à jour du tableau de suivi des paiements des factures et veiller au respect du délai de paiement des factures sur bons de commande administratifs en collaboration avec l’Assistante de la section.
• Assurer le suivi des clôtures des documents de voyage des chauffeurs dans le système.
• Représenter l’organisation et participer aux activités des diverses comités de l’ OMT (office management team) et assurer la collaboration avec les autres agences des Nations Unies.
• Assurer l’intérim de la chargée de l’Administration et également assurer la fonction de secrétariat du comité de PSB (comite de gestion des matériels et équipements)
• Coacher les autres assistantes de la section
• Effectuer d’autres tâches demandées par le superviseur
• RESULTATS ATTENDUS
• Interprétation et application de la politique et procédure administrative dans la réalisation de ses fonctions
• Gestion efficace des contrats en conformité aux standards de l’organisation
• Gestion efficace des véhicules et consommation carburant
• Bon suivi des paiements des factures
• Staffs bien informes de leurs droits en matière de véhicules
• Bonne prestation et performance des chauffeurs
• Bonne relation de travail avec les autres agences des Nations Unies
• QUALIFICATIONS ACADEMIQUES / EXPERIENCES PROFESSIONNELLES MINIMUM REQUISES
• Avoir un diplôme de fin d’études secondaires. Des études Universitaires issu d’un établissement accrédité * en Administration, Finance, Gestion ou Approvisionnement serait un atout.
• Avoir Sept années (07 ans) d’expérience professionnelle dans l’administration
• Bonne connaissance de règles et procédures de l’administration Malagasy
• Maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais de travail ;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels usuels d’informatique (Word, Excel, Powerpoint…) et autres logiciels utilisées pour maintenir les comptes;
• Une expérience au sein du système des Nations Unies serait un atout ;
• Engagement envers l'apprentissage continu pour le perfectionnement professionnel ;
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, et d'établir des relations harmonieuses et efficaces de travail tant à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation ;
• Avoir une maîtrise du français et de bonnes connaissances en anglais de travail oral et écrit
• Valeurs essentielles requises : Engagement, Intégrité, Diversité et Inclusion ; et Intégrité.
• Compétences essentielles requises : Communication, Travailler en équipe, Recherche de résultats,
• Compétences fonctionnelles requises : Analyser, Application des expertises techniques, Suivre les instructions et procédures, Planification et organisation, s’adapter et répondre aux changements, Diriger et superviser
• Ce poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy ou aux étrangers titulaires d’un visa de travail à Madagascar

HOW TO APPLY:

1. SOUMISSION DE CANDIDATURE

Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en ligne via le lienhttp://www.unicef.org/about/employ/?job=494534 et d'y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, CV détaillé, une copie de la carte d'identité nationale ou passeport, une copie du diplôme le plus élevé et un formulaire des Nations Unies (P11) dûment rempli (disponible surhttp://www.unicef.org/about/employ/files/P11.doc).

Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après le deadline (23 Avril 2016) ne sera pas considéré.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et recevront une réponse officielle à leur demande de candidature. Nos avis de vacances sont également disponibles sur le sitehttp://www.unicef.org/about/employ/

Si vous avez besoin d'aide, ou avez des questions, veuillez contacter l’adresse e-mail :hrantananarivo@unicef.org

**Voir la liste des établissements accrédités sur le lien : *www.whed.net

L’UNICEF est un environnement non-fumeur.

L’UNICEF est environnement libre de toute discrimination. Les candidatures féminines qualifiées ainsi que celles de personnes qualifiées en situation de handicap