L’ASSOCIATION ALIMA
The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale, fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicales et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. La particularité de l’association est de fonder son mode opératoire principalement sur le partenariat avec des acteurs médicaux nationaux. En mutualisant et capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent l'accès à des soins de qualité au plus grand nombre.
Depuis sa création, l’association et ses partenaires ont su se développer à la mesure de l’augmentation des besoins humanitaires médicaux, notamment au Sahel : 400 000 patients traités en 2013 dont 27 000 hospitalisations, une nouvelle gouvernance entre les partenaires et la consolidation de la plateforme des ONG médicales du Sahel, de nouvelles approches innovantes et des projets de recherches opérationnelles. En 2014, avec six pays d’interventions, 15 projets, plus de 1 000 employés et un budget de 16 millions d’euros, ALIMA est une ONG dynamique et efficace dans le déploiement de secours médicaux pour les personnes les plus vulnérables.
CONTEXTE
Alima développe des projets curatifs et de recherche en Guinée en réponse à l’épidémie d’Ebola.
Avec la collaboration du Programme Alimentaire Mondial, Alima a mis en place le 3ème centre de traitement Ebola du pays, à Nzérékoré en Guinée forestière. D’une capacité de 18 lits extensible à 40 lits afin de s’adapter au recul de l’épidémie, le centre est opérationnel depuis le 3 décembre 2014. Le CTE a permis de prendre en charge 78 cas confirmés d’Ebola. Un laboratoire B-LIFE a été mis en place au sein du CTE jusqu’à la fin du mois de mars. Le dernier patient confirmé est sorti, guéri, le 6 mars. Alima a ensuite réduit la taille du CTE à une capacité de 10 lits qui peut être réactivé en moins de 24h. Dans le cadre de la lutte contre l’épidémie et afin de diminuer les résistances de la population, des activités de sensibilisation au niveau communautaire ont été menées.
Alima a participé avec MSF à l’essai clinique JIKI d’un antiviral japonais, le Favipiravir organisé par l’INSERM. 50 patients ont été inclus dans l’essai.
En Juillet 2015, ALIMA, en collaboration avec l’INSERM et le NIH ouvre un projet d’étude vaccinale randomisée sur 2 candidats vaccins Ebola. Sur ce projet, en phase de préparation, ALIMA et ses partenaires vont travailler sur 3 régions identifiées en Guinée Conakry, et mettre en œuvre cette vaccination au 1er Septembre 2015. C’est dans ce contexte qu’ALIMA recherche un(e) administrateur finance et RH.
TYPOLOGIE DU POSTE
Lieu de Mission: GUINEE CONAKRY
L’administrateur terrain a pour objectif général de mettre en place les éléments de gestion des ressources utilisées.
Il est responsable de gérer l’administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie), de contrôler l’adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de l’association, de suivre les moyens financiers engagés sur le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivis et révisés budgétaire, suivi des tableaux d’allocation par bailleurs de fonds) ainsi que de mettre en place les outils de gestion financière et RH.
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
Il rend compte au Coordinateur de Terrain (responsable hiérarchique), et à l’équipe administrative de capitale (responsables techniques).
Il encadre un assistant administrateur de terrain.
MISSIONS ET ACTIVITE PRINCIPALES
Dans ses différents domaines d’intervention l’administrateur terrain devra s’assurer :
- Du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays,
- De la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur son terrain,
- Du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements),
- De l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives.
- Comptabilité
Objectif: L’administrateur terrain est le garant de l’application des règles de sécurité de l’argent, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa mission.
- Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers),
- Suivi des allocations comptables (codes comptables, projets et axes analytiques, codes bailleurs),
- Gestion des caisses et banques de son projet,
- Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant administrateur), classement des pièces comptables, et réalisation de la clôture terrain mensuelle, envoi en capitale.
- Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
- Gestion de la trésorerie
Objectif: Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet
- Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet,
- Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle,
- Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.
- Gestion générale des moyens
Objectif: Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.
- Gestion adéquate des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance,…),
- Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain,
- Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.),
- En lien avec les coordinateurs, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources,
- Tient à jour l’archivage administratif de la mission.
- Gestion budgétaire
Objectif: Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.
- Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources,
- Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Terrain, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par bailleurs de fonds,
- Analyse, en lien avec le Coordinateur Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
5. Gestion administrative du personnel national
Objectif: Garantir le respect des règles administratives de gestion du personnel national, et assurer que ces règles sont intégrées et respectées par tous.
- Suivi et mise à jour de la paye et des dossiers du personnel,
- Suivi des présences et absences du personnel,
- Préparation de la paie.
6. Gestion qualitative du personnel
- Composition des équipes
- Met à jour les organigrammes,
- Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour.
- Bilans individuels
- Planifie les bilans,
- Met à disposition des équipes les documents nécessaires pour la réalisation des bilans.
- Communication interne et représentation du personnel
- Diffuse l’information du personnel sur l’association et la mission,
- Organise les réunions du personnel.
- Recrutement
- Apporte un soutien aux coordinateurs concernant le recrutement (processus, entretien, etc.)
EXPERIENCES ET COMPETENCES
Expériences :
o Expérience d’au moins 6 mois sur un poste similaire.
o Expérience dans des contextes d’urgence et sécuritaire.
o Expérience en termes de gestion d’équipe et d’encadrement.
Formation :
o Diplôme en gestion financière souhaité
o Parfaite maitrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA.
Qualités du candidat :
- Rigueur professionnelle.
- Calme, excellente gestion du stress et du sang froid.
- Très bonnes capacités de communication et d’écoute.
- Expérience en gestion d’équipe et supervision.
- Capacité d’adaptation.
- Excellente capacité de compréhension et respect des procédures médicales.
Langues :
o Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable.
o L’anglais est un atout.
HOW TO APPLY:
Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation, à candidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence « Administrateur Terrain PREVAIL ».
Date de fin de validité de l’annonce : 15 Aout 2015.
