L’ASSOCIATION ALIMA
The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale, fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicales et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. La particularité de l’association est de fonder son mode opératoire principalement sur le partenariat avec des acteurs médicaux nationaux. En mutualisant et capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent l'accès à des soins de qualité au plus grand nombre.
Depuis sa création, l’association et ses partenaires ont su se développer à la mesure de l’augmentation des besoins humanitaires médicaux, notamment au Sahel : 400 000 patients traités en 2013 dont 27 000 hospitalisations, une nouvelle gouvernance entre les partenaires et la consolidation de la plateforme des ONG médicales du Sahel, de nouvelles approches innovantes et des projets de recherches opérationnelles. En 2014, avec six pays d’interventions, 15 projets, plus de 1 000 employés et un budget de 16 millions d’euros, ALIMA est une ONG dynamique et efficace dans le déploiement de secours médicaux pour les personnes les plus vulnérables.
CONTEXTE
Alima développe des projets curatifs et de recherche en Guinée en réponse à l’épidémie d’Ebola.
Avec la collaboration du Programme Alimentaire Mondial, Alima a mis en place le 3ème centre de traitement Ebola du pays, à Nzérékoré en Guinée forestière. D’une capacité de 18 lits extensible à 40 lits afin de s’adapter au recul de l’épidémie, le centre est opérationnel depuis le 3 décembre 2014. Le CTE a permis de prendre en charge 78 cas confirmés d’Ebola. Un laboratoire B-LIFE a été mis en place au sein du CTE jusqu’à la fin du mois de mars. Le dernier patient confirmé est sorti, guéri, le 6 mars. Alima a ensuite réduit la taille du CTE à une capacité de 10 lits qui peut être réactivé en moins de 24h. Dans le cadre de la lutte contre l’épidémie et afin de diminuer les résistances de la population, des activités de sensibilisation au niveau communautaire ont été menées.
Alima a participé avec MSF à l’essai clinique JIKI d’un antiviral japonais, le Favipiravir organisé par l’INSERM. 50 patients ont été inclus dans l’essai.
En Juillet 2015, ALIMA, en collaboration avec l’INSERM et le NIH ouvre un projet d’étude vaccinale randomisée sur 2 candidats vaccins Ebola. Sur ce projet, en phase de préparation, ALIMA et ses partenaires vont travailler sur 3 régions identifiées en Guinée Conakry, et mettre en œuvre cette vaccination au 1er Septembre 2015. C’est dans ce contexte qu’ALIMA recherche un(e) responsible Logistique Projet.
TYPOLOGIE DU POSTE
LIEU DE MISSION :Guinée CONAKRY
La mission du logisticien comporte deux grands axes :
- La préparation et l’identification de sites de vaccination
- Le support aux équipes de vaccinantion sur le terrain d’intervention.
- Gestion logistique bureau projet :
En supervision de l’assistant logisticien CNT/Base et en collaboration avec le logisticien capitale, il est en charge de la logistique du bureau projet:
- Supervise les commandes régulières pour le bureau (produits d’entretien, papeterie…)
- Identifie les besoins en matière d’aménagement, de réparations et d’entretien à réaliser par AS/Alima
- S’assure que les règles de sécurité sont respectées
- Supervise l’anticipation et la gestion des mouvements des équipes sur les zones d’intervention
- Réalise et assure le suivi des plannings des chauffeurs
- Supervise l’équipe des chauffeurs
- Gestion des approvisionnements (achats et transports)
En collaboration avec le logisticien capitale, il est en charge des approvisionnements et achats:
Il assure le suivi des requêtes passées au service logistique par les équipes projet jusqu’à la réception sur site en lien avec les équipes médicales et plus précisément,
- Identifie et planifie les achats en collaboration avec le reste de l’équipe, en fonction des contraintes locales et en fonction des demandes
- Elabore des listes de fournisseurs et listes de prix qu’il valide
- Supervise et analyse le suivi des consommations
- Elabore par anticipation des plans de distribution adaptés
- Réalise une demande de trésorerie mensuelle pour validation aux coordinations financières et logistiques
- Réalise ou supervise l’élaboration des réponses aux demandes d’achats des différents services, dans le cadre des procédures Alima et bailleurs (procédures d’achat, processus de validation –requêtes, ordres d’achat, validation, demande d’avance, justification …)
- Elabore sous validation et conjointement avec le coordinateur logistique la définition et l’anticipation des marchés en fonction des budgets ainsi que les appels d’offres et contrats cadres nécessaires au projet
- Constitue et remet à l’administration pour archivage les dossiers d’achat réalisés
- S’assure de la mise en œuvre, du suivi et de la livraison des commandes en tenant compte du planning et des priorités
- Contrôle la qualité, les quantités et le délai des marchandises commandées et reçues
- Organise les expéditions vers les sites d’interventions du projet
- Contrôle et met en œuvre le respect des procédures Alima en matière de transport et de leur documentation (waybill, packings list, …)
- Réalise le croisement du suivi des achats avec les suivis budgétaires mensuels remis par l’administrateur et transmet les informations nécessaires aux responsables de services
- Suit les contrats long terme (Locations, fournisseurs, entrepreneurs, prestataires de service, assurances etc..)
- Support logistique des programmes
En appui des assistants logistique et des équipes médicales, il est en charge de la logistique programme:
- Supervise et réalise les visites sur les sites afin d’évaluer les besoins d’aménagement /maintenance/ réparation/ amélioration
- Elabore en fonction des contraintes contextuelles et budgétaires les propositions techniques de réponses aux besoins puis en supervise la mise en œuvre
- Assure le suivi et supervise l’approvisionnement des commandes mensuelles et des commandes ad hoc.
- Supervise la gestion des déchets médicaux et non médicaux
- Supervise le suivi de la réponse logistique en fonction des besoins
- Gestion des équipements et matériels
Avec l’aide des assistants logistique, du magazinier et du pharmacien projet:
- Est garant de la maintenance, entretien du matériel et des structures
· Supervise la gestion des stocks logistiques projet et supervise techniquement la gestion des stocks pharmaceutiques projet : organisation et modalités de rangement (conditions de stockage), mise en place de fiches de stock, suivi des entrées/ sorties du stock, fiches de suivi des mouvements..
· Assure l’inventaire régulier des stocks selon des échéances précises (hebdo, mensuel, trimestriel et semestriel - (mise à jour du Tusuistesstocks projet))
- Gestion et maintenance des parcs
Avec l’aide des assistants logistique CNT et CNA et du pharmacien projet:
· Supervise l’utilisation et la maintenance régulière des parcs mécaniques (groupes électrogènes, motopompes..), IT (Ordinateurs, téléphones, modems..) et matériels biomédicaux (extracteurs à oxygène, réfrigérateurs…) du projet
· Collabore au suivi des véhicules de la mission (assurance, planning des déplacements, maintenance, entretien et carburation des véhicules)
· Assure le respect des procédures de gestion des mouvements et du parc véhicule AS/Alima Tchad
- Gestion d’équipe
- Organise son équipe et la répartition des activités
- Avec l’aide de l’assistant logistique CNT/Base, Soutient la supervision de l’équipe de chauffeurs et de gardes
- Est garant et responsable de la réalisation des plannings en adéquation avec les besoins, activités et règles RH
- Réalise les évaluations du personnel minimum tous les 6 mois ou en fin de contrat.
- Identifie les besoins en RH et réalise le recrutement du personnel logistique projet après validation conjointe du responsable projet et de la coordination logistique.
- Valide les avances financières à ses collaborateurs pour les besoins logistiques.
- Accompagne et développe les compétences des membres de son équipe
- Réunions – Reporting & Archivage
- Participe aux réunions d’équipe hebdomadaires du projet et anime des réunions ponctuelles spécifiques sur la logistique avec l’ensemble des équipes projet
- Participe aux réunions ponctuelles organisées pour les besoins du service / du projet
- Rédige un rapport hebdomadaire logistique pour le coordinateur logistique
- Rédige la partie logistique du sitrep hebdomadaire projet
- Assure une mise à jour mensuelle des outils de gestion logistique (les Tutus)
- Est garant du bon archivage physique et informatique de l’ensemble des documentations logistiques sur la base
HOW TO APPLY:
Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation, àcandidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence « Responsable Logistique Terrain Mali Nord »
Date de fin de validité de l’annonce: 03/08/2015.
