UNICEF Madagascar
TERMES DE REFERENCE
Titre: CONSULTANT INTERNATIONAL POUR LA COORDINATION D’EVENEMENTS SPECIAUX ET L’ASSURANCE DE QUALITE DE SERVICES ET PRODUITS DE COMMUNICATION
Type de contrat: SSA International (Individual Consultant)
Période de la consultation: 4 mois (Novembre 2014 à Mars 2015
Section: Media and Relations Exterieures
Lieu d’affectation: Antananarivo and et Regions de Madagascar
Date de publication : 27 Octobre 2014 Clôture : 31 Octobre 2014
Contexte et justification
A partir du mois de Novembre 2014, le bureau UNICEF de Madagascar lancera de grands évènements de haut niveau avec la présence de grandes personnalités nationales et étrangères. En particulier, le 22 novembre, le bureau de l’UNICEF Madagascar, à l’instar des autres bureaux de l’UNICEF dans le monde, célèbrera 25èmeanniversaire de la Convention relative aux droits de l’enfant (CDE). Il s’agira d’un grand évènement impliquant le gouvernement, les partenaires techniques et financiers, le secteur privé, les organisations internationales et nationales et surtout les enfants. Ces derniers seront au cœur de la célébration avec des animations, des activités d’éveil et de participation afin qu’ils sachent et comprennent leurs droits. Afin d’avoir le maximum d’enfants à cette célébration, la cérémonie se déroulera le samedi 22 novembre 2014.
Vu l’importance de cet événement du 22 novembre 2014 en particulier et d’autres événements de haut niveau qui auront également lieu en décembre 2014 et début 2015, à savoir :
- La présentation du document du programme de pays (Country Programme Document) aux ambassadeurs et donateurs de l’UNICEF
- Le lancement du service de prise en charge des enfants victimes de violence à l’hôpital Befelatanana
L’UNICEF Madagascar fait appel à l’expertise d’un coordonnateur d’évènements spéciaux et de l’assurance de qualité des services et produits évènementiels et de communication de haut niveau organisés par l’UNICEF Madagascar.
Etant donné que la section Media et Relations Extérieures est actuellement en sous-effectif avec le poste du Chef de la section vacant, la présente consultance s’étendra de novembre 2014 à mars 2015 afin d’aider et d’appuyer la section dans l’organisation des événements de haut niveau prévus au cours de cette période.
Objectifs
- Bénéficier de l’expertise d’un spécialiste dans l’organisation, la coordination et le contrôle-qualité des événements de haut niveau organisés par le bureau de l’UNICEF Madagascar
- Assurer la conception, la coordination des événements
- Assurer la qualité des événements de haut niveau
- Assurer que les messages-clé à diffuser durant les événements soient bien transcrits dans le format des événements
Tâches assignées
En collaboration étroite avec la section Media et Relations Extérieures et deux agences de communication/évènementiel recrutées par l’UNICEF pour la mise en œuvre des plans de communication et des évènements spéciaux, le (la) consultant (e) aura à charge de :
·Coordonner et superviser le bon déroulement des événements et l’aspect qualité.
·Coordonner le déroulement des événements avec les agences de communication retenues
·Coordonner l’envoi et la confirmation des invitations, la prospection des lieux pour la tenue des événements
·Assurer le contrôle qualité des activités de mise en œuvre de l’agenda événementiel par les agences de communication (la réalisation technique du déroulé de l’évènement par rapport à l’agenda conçu conjointement par l’UNICEF et le consultant)
·Proposer le format approprié des événements qui convient et attirer les audiences cibles
·Proposer des activités d’éveil, d’animation et d’interaction avec les enfants
·S’assurer de la réussite des événements et de la participation des enfants
·Coordonner la production et la distribution des supports de communication pour les événements
·Coordonner avec les agences de communication les décors scéniques conformément à l’audience et suivant l’image de marque de l’UNICEF
Livrables
Les produits livrables sont :
1)Coordination et contrôle qualité de 4 évènements spéciaux, de haut niveau :
(i)Célébration du 25ème anniversaire de la CDE
(ii)Lancement officiel du service de prise en charge des enfants victimes de violences
(iii)Présentation du Country Program Document aux ambassadeurs et donateurs
(iv)Lancement de l’Analyse de la Situation des femmes et des enfants (SITAN) dans les régions
2)Rapport de la réalisation de chaque événement de haut niveau organisé par l’UNICEF Madagascar sous la coordination du (de la) consultant (e).
Méthodologie
Le (la) consultant (e) retenu (e) travaillera de manière indépendante et sera en contact permanent avec la section Media et Relations Extérieures de l’UNICEF et les Agences de Communication recrutées par l’UNICEF pour un bon déroulement des taches.
Le contenu, le format des événements se feront en concertation avec la section MRE et les Agences de Communication.
Calendrier des événements
· Célébration du 25ème anniversaire de la CDE
Samedi 22 novembre 2014 pour trois semaines (15 jours ouvrables).
· Lancement officiel du service de prise en charge des enfants victimes de violences
09 décembre 2014 pour deux semaines (10 jours ouvrables)
· Présentation du Country Program Document aux ambassadeurs et donateurs
Mi-décembre 2014 pour une semaine (5 jours ouvrables)
· Lancement de l’Analyse de la Situation des femmes et des enfants (SITAN) dans les régions
Début 2015 deux semaines (10 jours ouvrables)
Les événements de l’année 2015 seront communiqués au (à la) consultant (e) en temps voulu et il (elle) sera rémunéré (e) sur la base d’honoraires journaliers suivant son offre financière en fonction du nombre de jours de travail de préparation requis.
Supervision
Le (la) consultant (e) sera sous la supervision du Chef de section MRE par intérim.
Profil
·Maîtrise en communication, marketing, stratégie commerciale ou sciences sociales
·Connaissance du français et de l’anglais
·Expériences professionnelles prouvées en gestion événementielle de haut niveau, d’au moins deux ans et englobant les aspects suivants :
oConnaissance des problématiques de l’UNICEF
oDéfinition de stratégie et/ ou de conception de plan de communication évènementielle originale pertinente par rapport aux besoins de l’UNICEF
oMobilisation des outils techniques et logistiques
oCoordination d’une multiplicité d’activités ou de prestataires dans les délais impartis
oMise en œuvre de la manifestation, quels que soient le format retenu et le public concerné
oExpériences probantes dans l’organisation d’événements de haut niveau.
oExpérience pertinente avec des compagnies multinationales et / ou agences d’aide au développement, ambassades, hautement désirée
oDéveloppement du contenu de l’évènement (agenda, artistes, participation des enfants)
Début de la prestation
-Durée du contrat : Contrat flexible s’étendant du 5 novembre 2014 au 4 mars 2015 (40 jours de travail)
Il est à noter que les honoraires seront liés aux livrables clairement stipulés dans les termes de référence. Le nombre de jours de prestation dépendra du calendrier et de la durée des évènements à couvrir convenus d’accord parties entre l’UNICEF, les agences de communication et le consultant.
Conditions de service :
-Le consultant sera rémunéré sur la base d’honoraires journaliers
- Les voyages et allocations journalières de subsistance (per diem) seront à la charge de l’UNICEF.
How to apply:
SOUMISSION DE CANDIDATURE
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’adresser leur dossier de candidature (lettre de motivation, un formulaire des Nations Unies (P11) dûment rempli (disponible surhttp://www.unicef.org/about/employ/files/P11.doc), une copie du diplôme le plus élevé, une copie d'une pièce d'identité (Passeport), et UNE OFFRE FINANCIERE (obligatoire et all inclusive) en Dollar des Etas Unis à l'adressehrantananarivo@unicef.org avec la référence:
"14 - SSA MRE CONSULTANT INTERNATIONALPOUR LA COORDINATION D’EVENEMENTS SPECIAUX ET L’ASSURANCE DE QUALITE DE SERVICES ET PRODUITS DE COMMUNICATIONTERMES DE REFERENCE»
Deadline: 31 Octobre 2014 (Toute candidature incomplète ou reçue après le deadline ne sera pas considérée)
L’UNICEF est un environnement non-fumeur.
L’UNICEF est environnement libre de toute discrimination. Les candidatures féminines qualifiées ainsi que celles de personnes qualifiées en situation de handicap sont vivement encouragées.
