Consultant (e) Events Management, Abidjan, Cote d'Ivoire

Job Number: 494010 | Vacancy Link
Location: Cote D'Ivoire
Work Type : Consultancy

Le bureau de l'UNICEF Cote d'Ivoire recrute un/e Consultant/e Individuel/le - Events Management

1. Historique et Contexte

L'Unité de l'Administration compte trois membres qui assurent quotidiennement l'administration à l'UNICEF Côte d'Ivoire. Ceci comprend tous les aspects liés à l'Administration du programme de l'UNICEF Côte d'Ivoire et le volume du travail au quotidien est large.
Lors de la réunion du CMT du mois de décembre 2015, le bureau a été informé des visites et rencontres de haut niveau prévues en 2016 prévu de Janvier à Avril 2016 dont Visite de UNICEF France, Visite des membres du Conseil d'Administration , Visite de OHTA/SIDA, RMT, et Visite sur le terrain de l'ambassadeur du Japon.

2. Justification

En vue de l'envergure de ces évènements et la charge de travail qu'ils génèrent, l'Unité de l'Administration recherche l'appui d'un contractant de niveau GS5 pour les appuyer dans la préparation et la réussite de ces activités.

3. But et Objectifs

La présente consultance a pour but de donner l'appui à l'Unité Administration dans la gestion de tous les aspects administratifs et logistiques liés à la préparation de ces activités notamment la préparation des lettres d'invitation, la gestion de visas, élaboration de la note administrative, la gestion des arrivées et des départs de tous les délégués, l'hébergement, ainsi que la gestion d'aspects protocolaires et l'appui à d'autres aspects organisationnels des activités en général.

4. Méthodologie et Approche Technique

• Discussions avec le point focal qui organise chaque évènement
• Réunion avec les collègues des unités supply, admin et finance pour planifier et discuter de l'appui des opérations
• Développer des outils de suivi (Check List et Dashboard)

5. Tâches, Résultats Attendus et Délais

Activités/tâches; Résultats attendus/deliverables & Délais/Time-frame

Activite 1 : Préparation et suivi de toutes les lettres d'invitation et de demandes de visa pour les participants

Résultats attendus : Toutes les lettres d'invitation et de demandes de visa et autres requêtes provenant des participants pour tous ces activités sont traités dans les meilleurs délais pour permettre à tous les participants de venir aux rencontres dans les meilleures conditions. Les lettres, note verbales respectent le protocole en vigueur.

Activite 2 : Elaboration de la Note Administrative

Résultats attendus : La liste des participants est mise à jour de manière quotidienne avec des informations essentielles (provenance, rôle, hébergement, besoins spéciaux, numéros de contact d'urgence, etc.)

Activite 3 : Suivi et gestion de l'arrivée, présence et départ des participants

Resultats attendus : La maitrise d'arrivée et de départ des participants est mise à jour de manière quotidienne, les responsables transport et logistique au sein de l'UNICEF Côte d'Ivoire sont avertis de changements éventuels, et tous les déplacements des participants sont suivis, coordonnés et assurés pour le bon déroulement des évènements

Activite 4 : Appuyer le bureau dans la gestion des aspects protocolaires des participants

Resultats attendus : Les badges nominatifs sont préparés en fonction de la liste finalisée au plus tard 2 jours avant l'arrivée des participants et remis à leur arrivée

Activite 5 : Faire la réservation des hôtels

Resultats attendus : Les arrivées et départs des hautes personnalités, ainsi que leurs places assignées, etc., respectent le protocole en vigueur

Activite 6 : En collaboration avec le supply, appuyer dans la réservation des salles et leur mise à disposition

Resultats attendus : Salle des réunions mises à disposition et matériel nécessaire disponible

Activite 7 : S'assurer que le matériel nécessaire est réquisitionné et rendu sur le lieu des rencontres

Resultats attendus : Matériel nécessaire préalablement teste et disponible sur le lieu des rencontres

Activite 8 : Faire le suivi de tous les payements relatifs

Resultat attendus : Suivi effectif des payements relatifs

Activite 9 : Appuyer les HR dans la mise en œuvre du TMS

Resultat attendu : Appui effectif de la mise en œuvre du TMS
6. Ligne de supervision: Le/ La consultante sera supervise(e) par Chef des opérations

7. Qualifications et Connaissances :

• Education: Bac complété dans le domaine de la gestion d'administration ou dans le domaine similaire ;
• Expérience de travail : Au moins 3 ans dans le domaine du travail administratif et protocolaire, de préférence dans une agence onusienne;
• Connaissances en Informatique : Bonne maitrise en bureautique (WORD, EXCEL)
• Langue : une bonne maîtrise du Français écrit et parlé, une connaissance pratique de l'Anglais et une bonne aptitude de communication.
• Etre disponible, capable de travailler avec peu de supervision et motivé.

8. Coût de la consultance:

1. Tous les candidats devront soumettre une proposition financière qui sera par rapport à la nature et au niveau de complexité de la consultance, d'une part, et le budget disponible, d'autre part.
2. Les honoraires sont calculés sur la base du niveau GS 5 à payer mensuellement sur base d'une évaluation satisfaisante et sur présentation d'une déclaration de créance par le contractant individuel.

Note : L'UNICEF se réserve le droit de ne pas payer ou de payer une partie des honoraires si le travail du contractant n'est pas satisfaisant.

9. Conditions de Travail :

Durant la période du contrat, le/la consultant(e) sera assujetti aux dispositions en vigueur à l'UNICEF relatives à la sécurité, au respect des règles, normes et procédures régissant le personnel des Nations Unies et de l'UNICEF en particulier.

L'UNICEF va mettre à disposition un bureau pour le/la consultant(e)

Le/la consultant/e utilisera les moyens logistiques fourmis par le Bureau.

10. Date souhaitée de début de la consultance: Mars 2016

11. Date de fin de la consultance : Aout 2016
Opening Date 8 Feb 2016 GMT Standard Time
Closing Date 17 Feb 2016 GMT Standard Time

HOW TO APPLY:

Please find below the link to access to the Vacancy Announcement and to apply to the consultancy :

http://www.unicef.org/about/employ/?job=494010