Crée en 1991, le Secours Islamique France (SIF) est une organisation non gouvernementale (ONG) de solidarité internationale de Secours d'urgence et de Développement. Le SIF agit dans une stricte neutralité, sans distinction d’origine, de genre ou de religion et se consacre à atténuer les souffrances des populations les plus démunies dans le monde.
Le Secours Islamique France recherche un (e) assistant (e) DPOI pour ses bureaux de Massy (91).
Sous la responsabilité directe du Directeur/trice des Programmes et Opérations Internationales, l’Assistant(e) aura deux principales missions :
- Assister le Directeur/trice du département sur le plan administratif
- Organiser les rendez-vous, filtrer les appels et les accueils physiques
- Organiser les déplacements du/de la Directeur/trice (prise de rendez-vous, transport, hébergement, perdiem le cas échéant …)
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes de services et autres aussi bien en interne qu’en externe
- Gérer l’agenda et les messages électroniques du/de la Directeur/trice sur demande de celui-ci/celle-ci
- Préparer et organiser les réunions de travail (convocation, préparation des dossiers, réservation de salles, compte-rendu …)
- Concevoir des outils de suivi d’activités du Département (tableaux de bord, chronogrammes, newsletter et autres…)
- Procéder à l’archivage, au classement des documents
- Planifier et organiser les opérations de communication et les manifestations événementielles en lien avec les autres départements (Communication, Ressources Financières, Ressources Humaines,…)
- Gérer le planning des absences
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (en lien avec les services supports)
- Appuyer l’équipe DPOI dans le suivi administratif des missions internationales
- Centraliser les plans d’action annuels transmis par les Desks et mettre en forme le document final
- Suivre les demandes de validations des propositions reçues du terrain (suivi des signatures) et procéder à leur archivage
- Harmoniser le système d’archivage des différents Desks et fonctions supports du département
- Gérer l’organisation du Séminaire annuel des Chefs de mission en lien avec les fonctions et départements supports
- Veiller à l’application des procédures et de leurs mises à jour
Profil:
Diplômé d’un BTS Assistant bilingue/ trilingue ou diplôme équivalent, vous avez au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire. Vous avez un anglais courant et maîtrisez les outils informatiques (pack Office).
Vous maitrisez la prise de notes, normes rédactionnelles et les outils de planification du travail. La connaissance de l’Arabe Classique et du milieu associatif / humanitaire est apprécié.
Rémunération:
CDD à temps plein. Titres restaurants (50%), transport en commun (50%) pris en charge.
HOW TO APPLY:
Merci d’envoyer votre candidature (CV+ LM) par mail en précisant en objet l’intitulé du poste à l’adresse suivante : recrutement@secours-islamique.org.
Parce qu'au Secours Islamique France la diversité est une richesse, nous étudions toutes les candidatures correspondant aux compétences requises pour le poste à pourvoir.
