Assistant administratif et financier

• Position title: Assistant administratif et financier
• Grade: GS-8
• Position N°: NA
• Reference: N°BAD/15/037
• Publication date: 25/03/2015
• Closing date: 14/04/2015

Objectives

Le Bureau national de la Banque africaine de développement au Togo (TGFO) a été créé pour renforcer le dialogue entre la Banque et le gouvernement, les partenaires au développement, le secteur privé et la société civile, dans le domaine de la conception de ses politiques et programmes de développement, ainsi que pour la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation de sa stratégie de réduction de la pauvreté. Le bureau s'attache également à appuyer les fonctions opérationnelles du Groupe de la Banque en assurant le démarrage et le suivi des projets et programmes au Togo, pour renforcer la gestion des projets, promouvoir une approche participative et favoriser l'intégration régionale. TGFO appelle les candidats (es) qualifiés (es) à postuler pour le poste d’Assistant Administratif et Financier basé à Lomé au TOGO.

Duties and responsibilities

Sous la supervision générale du Représentant Résident, le titulaire assume entre autres, les fonctions et responsabilités suivantes:

• Accomplir les tâches de l’administration et de la gestion du personnel, notamment l'interprétation des règlements du personnel relatifs au paiement des indemnités, au traitement des droits à prestation, à l’établissement des contrats et à la mise à jour des dossiers et archives du personnel ;
• Fournir une assistance pour le recrutement du personnel d’appui pour les tâches non spécialisées notamment par l’examen et l’évaluation des dossiers en vue de la présélection de candidats et l’organisation des entretiens préliminaires avec les candidats ;
• Affecter le personnel des services d’appui aux tâches à accomplir ; vérifier et évaluer le travail des subordonnés ;
• Mener des consultations régulières avec les institutions multilatérales de développement dont le PNUD au Togo sur les conditions de travail de toutes les catégories de personnel recruté localement ; rassembler les informations pour la réalisation des enquêtes concernant le coût de la vie dans le pays, les critères de calcul de l’indemnité journalière de subsistance, les salaires locaux du personnel du bureau et du personnel de service ainsi que les loyers ;
• Informer les agents recrutés sur le plan international des questions administratives générales concernant les visas, les permis de séjour et la sécurité ;
• Donner des avis et assurer l’appui administratif nécessaire, donner les conseils et fournir une assistance aux autres membres du personnel pour les questions de gestion administrative ;
• Organiser des réunions sur des questions administratives et y participer éventuellement à la demande du Représentant Résident ;
• Prendre part aux discussions concernant les pratiques et les procédures administratives révisées ; évaluer et interpréter les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi  au Représentant Résident;
• Etablir les rapports spéciaux, les évaluations et préparer les pièces justificatives des demandes se rapportant aux tâches d’administration générale ou aux tâches spécialisées qui peuvent revêtir un caractère confidentiel dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées ;
• Aider à la préparation du budget annuel du bureau national et en suivre l’exécution ; établir le rapport sur l’exécution du budget et tenir les états de contrôles budgétaires nécessaires ; 
• Préparer les documents relatifs au suivi de l'utilisation des ressources du bureau aux échéances budgétaires (mission, contrats à court terme, personnel temporaire et représentation) ;
• Superviser le travail de tout le personnel d'appui et des fournisseurs de service incluant ceux en charge de l’entretien du bureau; et veiller à l’exécution de tous  les contrats ;
• Superviser les inventaires des fournitures de bureau, gérer les réquisitions du siège et les passations de marché au niveau local ;
• Assurer la gestion comptable et financière du bureau, tenir à jour les livres et les pièces comptables du bureau; gérer et entretenir les actifs physiques du Bureau.

Selection Criteria

Including desirable skills, knowledge and experience

• être titulaire d’au moins un diplôme de niveau licence ou un diplôme équivalent en Administration, en Comptabilité et/ou en Finance ;
• justifier d’un minimum de six 6 années d'expérience pertinente dans des tâches similaires dans une organisation internationale ou une institution comparable à la Banque ;
• avoir des solides compétences interpersonnelles ;
•  avoir la maîtrise des logiciels standards utilisés par la Banque tels que Word, Excel, Outlook, Access et Power Point. La connaissance de SAP R/3 sera un avantage ;
• avoir des aptitudes de communication en français et/ou en anglais ou avoir de bonnes connaissances pratiques de l’autre langue.

Conditions et durée du contrat d'emploi: 

La Banque offre un contrat à durée déterminée de trois (3) ans avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance de l’employé (e).

Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui indiqué dans l'avis de vacance de poste.

La Banque africaine de développement offre l’égalité d’accès à l’emploi et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les candidats(es) désirant faire acte de candidature doivent être de nationalité togolaise ou ressortissant d’un pays membre de la Banque, résidant au Togo et, titulaire d’un permis de séjour et de travail régulier.

Apply online

Apply for this position

To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.

Only applicants who fully meet the Bank's requirements and are being considered for interview will be contacted. Applicants will only be considered if they submit an online application, and attach a comprehensive Curriculum Vitae (CV). The AfDB President reserves the right to appoint a candidate at a lower level. The African Development Bank is an equal opportunities employer and female candidates are strongly encouraged to apply: www.afdb.org/jobs